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      項(xiàng)目溝通管理這一知識(shí)領(lǐng)域包括保證及時(shí)與恰當(dāng)?shù)厣伞⑺鸭?、加工處理、傳播、存?chǔ)、檢索與管理項(xiàng)目信息所需的各個(gè)過程。項(xiàng)目溝通管理在人員與信息之間提供取得成功所必須的關(guān)鍵聯(lián)系。項(xiàng)目經(jīng)理需要花費(fèi)很多的時(shí)間與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、客戶、項(xiàng)目干系人和項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)行溝通。每個(gè)參與項(xiàng)目的人都應(yīng)認(rèn)識(shí)到他們作為個(gè)人所參與的溝通對(duì)項(xiàng)目整體的影響。

      【摘要】

      某公司是一家互聯(lián)網(wǎng)信息和電信增值信息綜合服務(wù)商，運(yùn)營(yíng)中國(guó)寬帶門戶及電信增值業(yè)務(wù)，網(wǎng)站注冊(cè)用戶200萬(wàn)。提供了三項(xiàng)主要服務(wù)：聚合了海量影視、歌曲、動(dòng)漫的特色內(nèi)容供廣大網(wǎng)民在線播放與下載；提供blog、V客、播客等具有web2.0特色的服務(wù)，使網(wǎng)民打造自己的個(gè)性化網(wǎng)站與互動(dòng)平臺(tái)；聲訊IVR、短信等SP增值業(yè)務(wù)。隨著公司業(yè)務(wù)不但發(fā)展，急需一個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)支撐系統(tǒng)，以解決計(jì)費(fèi)、收費(fèi)、結(jié)算等切實(shí)問題，保障各項(xiàng)服務(wù)持續(xù)、穩(wěn)定的開展。

      本人作為開發(fā)方的項(xiàng)目經(jīng)理，全程參與了BOSS系統(tǒng)的建設(shè)，主要工作職責(zé)為需求分析項(xiàng)目管理，也承擔(dān)了部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的工作。系統(tǒng)采用Stusts+Hibernate主流Web應(yīng)用框架，以Linux作為開發(fā)平臺(tái)，java為主要開發(fā)語(yǔ)言，數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用中間件分別使用Oracle10g與Weblogic。BOSS涉及的功能點(diǎn)較多，具體包括用戶的注冊(cè)與開戶、建立簡(jiǎn)單的三戶（用戶、賬戶、客戶）管理系統(tǒng)；實(shí)現(xiàn)站內(nèi)單點(diǎn)登錄統(tǒng)一認(rèn)證（SSO）；提供服務(wù)目錄后臺(tái)管理；支持包月、包時(shí)段、單次等多種服務(wù)訂購(gòu)計(jì)費(fèi)模式；建立DRM訪問控制；支持116聲訊代收費(fèi)、網(wǎng)上銀行、手機(jī)錢包等多種支付接口等。

      【正文】

      BOSS系統(tǒng)有一定的難度和復(fù)雜性，而且該項(xiàng)目涉及的干系人面廣人多，因此，加強(qiáng)項(xiàng)目的溝通管理非常重要，溝通是否有效，渠道是否順暢直接關(guān)系到項(xiàng)目的成敗。影響項(xiàng)目成功的三個(gè)主要因素（用戶參與、高層支持及清晰的需求定以）都依賴于擁有良好的溝通技能。項(xiàng)目溝通管理主要包括溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績(jī)效報(bào)告、干系人管理等過程。根據(jù)該項(xiàng)目的具體情況，本人制定了合理的溝通計(jì)劃，使用多種溝通技巧和項(xiàng)目實(shí)施情況報(bào)告形式，確保系統(tǒng)如期按質(zhì)完成。

      1．制定切實(shí)可行的溝通計(jì)劃

      首先要做的工作是確定項(xiàng)目的所有干系人，了解每個(gè)干系人的基本情況。本人們使用Excel制作了聯(lián)系人列表，人員包括項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目組上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政、業(yè)務(wù)、技術(shù)支持人員等。

      信息包括姓名、所屬部門、郵箱、座機(jī)、手機(jī)、職能等，做到簡(jiǎn)潔明了。把聯(lián)系人列表發(fā)送給每個(gè)干系人，并及時(shí)更新，以保證溝通渠道的暢通。另外還編制了項(xiàng)目文檔模板，包括會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、開發(fā)文檔等，統(tǒng)一文件格式，使文檔管理規(guī)范化。

      需要了解每個(gè)干系人對(duì)項(xiàng)目的期望，想要的得到的項(xiàng)目信息及時(shí)間。確定工作匯報(bào)方式，明確什么時(shí)間、以什么形式向誰(shuí)匯報(bào)。在該項(xiàng)目中，本人們采取的方法是：項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理通過EMAIL發(fā)送周報(bào)；項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)直接客戶和上級(jí)按月通過EMAIL發(fā)月報(bào)的方式；緊急情況通過電話及時(shí)溝通；每?jī)芍茼?xiàng)目組進(jìn)行一次當(dāng)前工作溝通會(huì)議；每周同客戶和上級(jí)進(jìn)行一次口頭匯報(bào)。另外，項(xiàng)目組實(shí)施了重大問題報(bào)告評(píng)估制度。這里所謂的重大問題，指的是影響項(xiàng)目進(jìn)度成本及質(zhì)量的需求變更、人員調(diào)整等。比如，由于分配到本項(xiàng)目組的開發(fā)人員并不是非常固定，有時(shí)需要支持公司其他的項(xiàng)目，項(xiàng)目組及相關(guān)人員會(huì)及時(shí)開會(huì)評(píng)估對(duì)項(xiàng)目可能產(chǎn)生的影響。事實(shí)證明，本人們通過采用這些方法、過程和文檔模板，使項(xiàng)目組成員之間、與其他干系人之間的溝通更加順暢，提高了溝通的效率，保證了項(xiàng)目按計(jì)劃完成。

      2．使用多種溝通技巧

      在任何項(xiàng)目中實(shí)施過程中，為了提高溝通的效率和效果，需要把握一些基本原則，而且項(xiàng)目進(jìn)展的不同階段以及對(duì)待不同的溝通對(duì)象，也要使用多種溝通方法。在需求分析階段，作為項(xiàng)目經(jīng)理，需要經(jīng)常與用戶進(jìn)行溝通。為了準(zhǔn)確把握用戶的需求，獲取更多的信息，需要召開的需求討論會(huì)，由客戶方代表和開發(fā)小組的項(xiàng)目經(jīng)理、系統(tǒng)分析員、主要開發(fā)人員參加，雙方就項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、系統(tǒng)所需功能、性能方面的要求展開討論。這種會(huì)議召開多次，每次對(duì)需求進(jìn)一步細(xì)化，對(duì)某些不明確或認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一的地方逐一確認(rèn)，直到雙方對(duì)需求達(dá)成共識(shí)。除了正式的會(huì)議外，本人們還經(jīng)常采用非正式溝通的方式，與客戶拉近距離，在輕松和隨意的談話中獲得更多的隱性需求信息。

      為了及時(shí)了解項(xiàng)目的真實(shí)情況，包括項(xiàng)目的當(dāng)前時(shí)刻，時(shí)間、成本、資源消耗，還需多少時(shí)間、成本、資源，項(xiàng)目中遇到得問題等信息，與項(xiàng)目開發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的溝通是必不可少的。本項(xiàng)目的重點(diǎn)是系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計(jì)，所以本人與系統(tǒng)機(jī)構(gòu)師的溝通非常頻繁。本項(xiàng)目的架構(gòu)師是一名軟件工程的研究生，有多年BOSS系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，技術(shù)水平比較高。但有時(shí)表現(xiàn)比較自負(fù)，不易聽取別人的意見，說(shuō)話的語(yǔ)氣、神態(tài)也讓人難以接受。本人作為項(xiàng)目經(jīng)理，一方面抱著學(xué)習(xí)的態(tài)度，虛心聽取他對(duì)系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)上的見解，另一方面在探討技術(shù)問題同時(shí)，指出團(tuán)隊(duì)合作的重要性，努力協(xié)調(diào)他與開發(fā)小組其他成員的關(guān)系。在不斷的磨合中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的凝聚力有所加強(qiáng)，逐漸形成了一個(gè)有戰(zhàn)斗力的集體。

      會(huì)議是項(xiàng)目溝通的一種重要形式。如何組織高效的會(huì)議也是項(xiàng)目經(jīng)理需要考慮的問題。在本項(xiàng)目中，本人們的做法是：事先在溝通計(jì)劃中制定例會(huì)制度；明確會(huì)議的目的和希望解決的問題；會(huì)議前將會(huì)議資料發(fā)到參會(huì)人員；由專人記錄會(huì)議紀(jì)要；會(huì)議最后要有結(jié)論。按照這種方法，節(jié)約了時(shí)間和會(huì)議成本，有效解決了項(xiàng)目中遇到的問題，保證項(xiàng)目正常實(shí)施。

      3．實(shí)施進(jìn)展情況報(bào)告

      BOSS系統(tǒng)的實(shí)施直接關(guān)系到某公司業(yè)務(wù)的開展，開發(fā)方和客戶方的高層很關(guān)心項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)展問題：時(shí)間是否會(huì)延期、是否要添加成本、質(zhì)量是否有保障等等。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，就應(yīng)該及時(shí)給相關(guān)人員反饋這些信息，特別是將會(huì)有延期、將添加項(xiàng)目成本、質(zhì)量將會(huì)有問題的苗頭等，必須提早匯報(bào)，以及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃。

      在本項(xiàng)目中本人們采用定期匯報(bào)、階段評(píng)審和重大問題報(bào)告評(píng)估三種形式報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展情況。定期報(bào)告就是在某一特定時(shí)間內(nèi)將完成的工作量向干系人匯報(bào)，報(bào)告的時(shí)間和頻度在溝通計(jì)劃中制定，報(bào)告的主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)、進(jìn)度完成情況、當(dāng)前問題、解決辦法、下階段計(jì)劃等。在項(xiàng)目進(jìn)行到重要階段或里程碑式的項(xiàng)目發(fā)展階段，就要進(jìn)行階段評(píng)審。如需求評(píng)審、概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)評(píng)審、代碼復(fù)審、測(cè)試計(jì)劃評(píng)審等。在出現(xiàn)重大問題時(shí)，進(jìn)行緊急報(bào)告評(píng)估，內(nèi)容包括：當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問題、相關(guān)影響、如何解決（所需資源）、問題緊迫性（必須什么時(shí)間內(nèi)得到反饋）等。

      項(xiàng)目干系人對(duì)及時(shí)取得項(xiàng)目情況表示滿意，并對(duì)得到的信息及時(shí)反饋，共同解決項(xiàng)目執(zhí)行中的問題。

      結(jié)束語(yǔ)

      主動(dòng)溝通、良好的溝通技巧有助于項(xiàng)目經(jīng)理控制項(xiàng)目進(jìn)度和成本，保證項(xiàng)目成功。正是由于在BOSS項(xiàng)目的建設(shè)中良好的溝通和沖突管理，才保證了項(xiàng)目如期完成。目前系統(tǒng)運(yùn)行正常，受到了客戶和本公司領(lǐng)導(dǎo)的一致好評(píng)，對(duì)項(xiàng)目給予了較高的評(píng)價(jià)。某公司高層也對(duì)在本項(xiàng)目中BOSS產(chǎn)品功能和所起得作用給予肯定。

      當(dāng)然，每個(gè)項(xiàng)目都具有自身的特點(diǎn)，溝通方法、溝通形式都可能不同。但是無(wú)論怎樣，作為項(xiàng)目經(jīng)理，必須保證項(xiàng)目在一個(gè)規(guī)則、和諧、合作、理解、溝通的環(huán)境下進(jìn)行，因此，如何更好地把握項(xiàng)目溝通的原則，改善溝通技巧并靈活運(yùn)用到實(shí)際項(xiàng)目中去，還有待于本人們?nèi)パ芯?、探索、?shí)踐和總結(jié)。

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