一。簡介

    項目管理是在有限的資源條件下，為實現(xiàn)項目目標所采取的一系列管理活動。

    現(xiàn)代項目管理的知識體系被劃分為9個知識領域，包括：項目綜合管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理以及項目采購管理。本文所關注的是其中的項目采購管理領域，并從項目資金的合理使用角度出發(fā)，探討在項目的采購管理中應該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出，并提高項目資金的使用效率。

    項目的執(zhí)行除了需要常用的人力資源之外，還必須具備相應的設備、設施、原材料、零件、服務和其它物質資源，離開了這些物質資源，再高明的項目經(jīng)理也不可能按要求完成項目的任務，在市場經(jīng)濟條件下，這些產(chǎn)品和服務是通過采購活動來實現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得項目所需要的產(chǎn)品或服務，就是所謂的項目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的，如何合理而有效的使用這些項目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項目的采購管理中所應該關注的問題之一。

    梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到：“在采購設備、原材料和分包服務的過程中，必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商?！痹诂F(xiàn)實的項目采購操作中，要實現(xiàn)這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是，卻能夠通過對項目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效的降低采購成本，從而使項目資金達到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是在項目采購管理中所能夠實現(xiàn)的成本目標。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。

    二。制定計劃

    1、制造、采購分析

    一般而言，在采購之前首先要做制造、采購分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時采購等。

    在制造、采購分析中，主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標能力等進行分析比較，并決定是否從單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部分貨物和服務，或者不從外部采購而自行制造。

    2、合同類型的選擇

    當決定需要采購時，合同類型的選擇成為買賣雙方關注的焦點，因為不同的合同類型決定了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風險放在賣方，同時維護對項目經(jīng)濟、高效執(zhí)行的獎勵；賣方的目標是把風險降到最低，同時使利潤最大化。常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形，買方可根據(jù)具體情況進行選擇。一般來說，其適用情況如下：

    成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。

    成本加固定費用（CPFF）合同：適合于研發(fā)項目。

    成本加獎勵費（CPIF）合同：主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗要求多的合同。

    固定價格加獎勵費用（FPI）合同：長期的高價值合同。

    固定總價（FFP）合同：買方易于控制總成本，風險最小；賣方風險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。

    3、采購計劃

    根據(jù)制造、采購分析的結果和所選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程進行管理。具體包括：合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、制定評價標準等。

    根據(jù)項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的。

    三。采購過程管理

    1、詢價（Solicitation）

    詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術語叫供方資格確認（SourceQualification）。獲取信息的渠道有：招標公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應商目錄、約定希賽網(wǎng)擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。

    2、供方選擇（SourceSelection）

    這個階段根據(jù)既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：

    合同談判：雙方澄清見解，達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”。

    加權方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。

    篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。

    獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參知識點。

    一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。

    3、合同管理

    合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調。

    1）授權承包商在適當?shù)臅r間進行工作。

    2）監(jiān)控承包商成本、進度計劃和技術績效。

    3）檢查和核實分包商產(chǎn)品的質量。

    4）變更控制，以保證變更能得到適當?shù)呐鷾剩⒈ＷC所有應該知情的人員獲知變更。

    5）根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進度和費用支付的聯(lián)系。

    6）采購審計。

    7）正式驗收和合同歸檔。

    四.采購成本分析編輯

    采購成本降到最低對公司利潤的增長是重要的，但更重要的是，應該考慮項目生命周期內的最低整體采購成本。在實際采購工作中，很多招標單位通常只關注承包方的投標報價，而忽視了招標成本、建設成本和所有權損耗成本等項目整體采購成本。[1]

    招標成本

    首先要考慮發(fā)出招標要約前的行為，招標方需要確定目標、調查主題、編寫需求建議書（RFP）、考察和認同供應商、獲取內部的授權、尋求預算支持等，然后發(fā)出要約。該過程可能需要整個合同價的2%到5%。

    然后，競標者需要對招標方的招標文件制定其投標建議書，費時又費錢，每個競標者在競標說明上都要花費合同價的約1%到6.7%的成本。如果有五個競標者，該成本將達到合同價的5%到30%。表面上看來，這筆款項由競標者承擔；但是，從長遠看是由招標方承擔。因為競標者總把競標成本直接加在每次競標的項目上。

    評標程序開始后，招標方需做包括開標、評標、定標、談判、批準等事項。這個總成本可能占合同價的2%到5%。如果因為某種原因必須重新招標時，這部分成本將大幅增加。

    因此，對于一般行業(yè)來說，競標的總成本可能占到合同價的10%到50%。無論招標方處于何種行業(yè)，降低招標成本都是一種責任。

    建設成本

    建設成本是投標報價的主要依據(jù)，往往是買賣雙方關注的重點。一般包括如下幾個方面：

    前期準備、正式建設費用等、與其它系統(tǒng)的集成、授權、交付和保險、相關手冊、對員工和管理者的培訓等。

    所有權損耗成本

    所有權損耗成本指長期損耗成本，包括項目運營成本和處置成本。項目運營成本可能會持續(xù)多年，并且可能是前期費用的許多倍；在設備瀕于報廢之時還需考慮其銷毀或處理的處置成本。

    綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀點看待實際采購價，幫助買方選擇最好的方案。

    五.采購安全和保密編輯

    采購過程中的“黃金規(guī)則”是要絕對保密，不讓任何不應外傳的信息從機構中泄密，不要和不應該知道此事的陌生人交談，當對方是機構中的成員時可能會很難，但知道的人越少越不會有漏洞。

    妥善安置相關文件和計算機內的材料，不用時（包括周末和晚上）要將其鎖好，不要將評估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。

    六.項目采購管理軟件編輯

    8thManage采購管理軟件突破傳統(tǒng)手工采購局限，采購計劃制定、供應商登記、招投標、訂單與合約、收貨、付款等流程均實現(xiàn)電子化，大大地提升了采購效率；詳細的供應商信息、基準價管理及電子化貨比N家?guī)椭髽I(yè)甄選到合適供應商的合適產(chǎn)品；系統(tǒng)還提供實時服務水平協(xié)議、產(chǎn)品交付與驗收管理以及預警功能，實時跟蹤采購過程。最后，商務組合與項目管理，幫助企業(yè)管理好外包業(yè)務及復雜的業(yè)務關系。

    8thManage項目管理軟件都是采用一體化管理的，還可以跟項目管理進行組合使用，根據(jù)項目進度來進行采購。

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