信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師考試采購(gòu)管理知識(shí)點(diǎn)解析

信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師 責(zé)任編輯:q459565833 2015-10-20

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摘要:項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下,為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)。

    一。簡(jiǎn)介

    項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下,為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)。

    現(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識(shí)體系被劃分為9個(gè)知識(shí)領(lǐng)域,包括:項(xiàng)目綜合管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理以及項(xiàng)目采購(gòu)管理。本文所關(guān)注的是其中的項(xiàng)目采購(gòu)管理領(lǐng)域,并從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā),探討在項(xiàng)目的采購(gòu)管理中應(yīng)該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出,并提高項(xiàng)目資金的使用效率。

    項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要常用的人力資源之外,還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源,離開(kāi)了這些物質(zhì)資源,再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù),在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過(guò)采購(gòu)活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過(guò)采購(gòu)取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù),就是所謂的項(xiàng)目的采購(gòu)管理。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的,如何合理而有效的使用這些項(xiàng)目資金?如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用?是在項(xiàng)目的采購(gòu)管理中所應(yīng)該關(guān)注的問(wèn)題之一。

    梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到:“在采購(gòu)設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過(guò)程中,必須清楚的界定出特定的需要,并且還要找到最低的價(jià)格和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商?!痹诂F(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購(gòu)操作中,要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是,卻能夠通過(guò)對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)管理中部分環(huán)節(jié)的控制,來(lái)有效的降低采購(gòu)成本,從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置,用有限的資金獲取盡可能多的資源,這是在項(xiàng)目采購(gòu)管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下,就將從成本控制的角度來(lái)逐一論述在項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低采購(gòu)成本的一些措施。

    二。制定計(jì)劃

    1、制造、采購(gòu)分析

    一般而言,在采購(gòu)之前首先要做制造、采購(gòu)分析,以決定是否要采購(gòu)、怎樣采購(gòu)、采購(gòu)什么、采購(gòu)多少以及何時(shí)采購(gòu)等。

    在制造、采購(gòu)分析中,主要對(duì)采購(gòu)可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購(gòu)評(píng)標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較,并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)所需的全部或部分貨物和服務(wù),或者不從外部采購(gòu)而自行制造。

    2、合同類型的選擇

    當(dāng)決定需要采購(gòu)時(shí),合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點(diǎn),因?yàn)椴煌暮贤愋蜎Q定了風(fēng)險(xiǎn)在買方和賣方之間分配。買方的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在賣方,同時(shí)維護(hù)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎(jiǎng)勵(lì);賣方的目標(biāo)是把風(fēng)險(xiǎn)降到最低,同時(shí)使利潤(rùn)最大化。常見(jiàn)的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形,買方可根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇。一般來(lái)說(shuō),其適用情況如下:

    成本加成本百分比(CPPC)合同:由于不利于控制成本,目前很少采用。

    成本加固定費(fèi)用(CPFF)合同:適合于研發(fā)項(xiàng)目。

    成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)(CPIF)合同:主要用于長(zhǎng)期的、硬件開(kāi)發(fā)和試驗(yàn)要求多的合同。

    固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用(FPI)合同:長(zhǎng)期的高價(jià)值合同。

    固定總價(jià)(FFP)合同:買方易于控制總成本,風(fēng)險(xiǎn)最??;賣方風(fēng)險(xiǎn)最大而潛在利潤(rùn)可能最大,因而最常用。

    3、采購(gòu)計(jì)劃

    根據(jù)制造、采購(gòu)分析的結(jié)果和所選擇的合同類型編制采購(gòu)計(jì)劃,說(shuō)明如何對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理。具體包括:合同類型、組織采購(gòu)的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購(gòu)文檔、制定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。

    根據(jù)項(xiàng)目需要,采購(gòu)管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的,也可以是非正式、概括的。

    三。采購(gòu)過(guò)程管理

    1、詢價(jià)(Solicitation)

    詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰(shuí)有資格完成工作的信息,該過(guò)程的專業(yè)術(shù)語(yǔ)叫供方資格確認(rèn)(SourceQualification)。獲取信息的渠道有:招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定希賽網(wǎng)擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過(guò)詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書(shū)。

    2、供方選擇(SourceSelection)

    這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種:

    合同談判:雙方澄清見(jiàn)解,達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”。

    加權(quán)方法:把定性數(shù)據(jù)量化,將人的偏見(jiàn)影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。

    篩選方法:為一個(gè)或多個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。

    獨(dú)立估算:采購(gòu)組織自己編制“標(biāo)底”,作為與賣方的建議比較的參知識(shí)點(diǎn)。

    一般情況下,要求參與競(jìng)爭(zhēng)的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后,經(jīng)談判,買賣雙方簽訂合同。

    3、合同管理

    合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過(guò)程,一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)。

    1)授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作。

    2)監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績(jī)效。

    3)檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。

    4)變更控制,以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn),并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。

    5)根據(jù)合同條款,建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系。

    6)采購(gòu)審計(jì)。

    7)正式驗(yàn)收和合同歸檔。

    四.采購(gòu)成本分析編輯

    采購(gòu)成本降到最低對(duì)公司利潤(rùn)的增長(zhǎng)是重要的,但更重要的是,應(yīng)該考慮項(xiàng)目生命周期內(nèi)的最低整體采購(gòu)成本。在實(shí)際采購(gòu)工作中,很多招標(biāo)單位通常只關(guān)注承包方的投標(biāo)報(bào)價(jià),而忽視了招標(biāo)成本、建設(shè)成本和所有權(quán)損耗成本等項(xiàng)目整體采購(gòu)成本。[1]

    招標(biāo)成本

    首先要考慮發(fā)出招標(biāo)要約前的行為,招標(biāo)方需要確定目標(biāo)、調(diào)查主題、編寫(xiě)需求建議書(shū)(RFP)、考察和認(rèn)同供應(yīng)商、獲取內(nèi)部的授權(quán)、尋求預(yù)算支持等,然后發(fā)出要約。該過(guò)程可能需要整個(gè)合同價(jià)的2%到5%。

    然后,競(jìng)標(biāo)者需要對(duì)招標(biāo)方的招標(biāo)文件制定其投標(biāo)建議書(shū),費(fèi)時(shí)又費(fèi)錢,每個(gè)競(jìng)標(biāo)者在競(jìng)標(biāo)說(shuō)明上都要花費(fèi)合同價(jià)的約1%到6.7%的成本。如果有五個(gè)競(jìng)標(biāo)者,該成本將達(dá)到合同價(jià)的5%到30%。表面上看來(lái),這筆款項(xiàng)由競(jìng)標(biāo)者承擔(dān);但是,從長(zhǎng)遠(yuǎn)看是由招標(biāo)方承擔(dān)。因?yàn)楦?jìng)標(biāo)者總把競(jìng)標(biāo)成本直接加在每次競(jìng)標(biāo)的項(xiàng)目上。

    評(píng)標(biāo)程序開(kāi)始后,招標(biāo)方需做包括開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、談判、批準(zhǔn)等事項(xiàng)。這個(gè)總成本可能占合同價(jià)的2%到5%。如果因?yàn)槟撤N原因必須重新招標(biāo)時(shí),這部分成本將大幅增加。

    因此,對(duì)于一般行業(yè)來(lái)說(shuō),競(jìng)標(biāo)的總成本可能占到合同價(jià)的10%到50%。無(wú)論招標(biāo)方處于何種行業(yè),降低招標(biāo)成本都是一種責(zé)任。

    建設(shè)成本

    建設(shè)成本是投標(biāo)報(bào)價(jià)的主要依據(jù),往往是買賣雙方關(guān)注的重點(diǎn)。一般包括如下幾個(gè)方面:

    前期準(zhǔn)備、正式建設(shè)費(fèi)用等、與其它系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付和保險(xiǎn)、相關(guān)手冊(cè)、對(duì)員工和管理者的培訓(xùn)等。

    所有權(quán)損耗成本

    所有權(quán)損耗成本指長(zhǎng)期損耗成本,包括項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)成本和處置成本。項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)成本可能會(huì)持續(xù)多年,并且可能是前期費(fèi)用的許多倍;在設(shè)備瀕于報(bào)廢之時(shí)還需考慮其銷毀或處理的處置成本。

    綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀點(diǎn)看待實(shí)際采購(gòu)價(jià),幫助買方選擇最好的方案。

    五.采購(gòu)安全和保密編輯

    采購(gòu)過(guò)程中的“黃金規(guī)則”是要絕對(duì)保密,不讓任何不應(yīng)外傳的信息從機(jī)構(gòu)中泄密,不要和不應(yīng)該知道此事的陌生人交談,當(dāng)對(duì)方是機(jī)構(gòu)中的成員時(shí)可能會(huì)很難,但知道的人越少越不會(huì)有漏洞。

    妥善安置相關(guān)文件和計(jì)算機(jī)內(nèi)的材料,不用時(shí)(包括周末和晚上)要將其鎖好,不要將評(píng)估的表格展開(kāi)放在桌子上,以免被看見(jiàn),及時(shí)銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉,以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。

    六.項(xiàng)目采購(gòu)管理軟件編輯

    8thManage采購(gòu)管理軟件突破傳統(tǒng)手工采購(gòu)局限,采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商登記、招投標(biāo)、訂單與合約、收貨、付款等流程均實(shí)現(xiàn)電子化,大大地提升了采購(gòu)效率;詳細(xì)的供應(yīng)商信息、基準(zhǔn)價(jià)管理及電子化貨比N家?guī)椭髽I(yè)甄選到合適供應(yīng)商的合適產(chǎn)品;系統(tǒng)還提供實(shí)時(shí)服務(wù)水平協(xié)議、產(chǎn)品交付與驗(yàn)收管理以及預(yù)警功能,實(shí)時(shí)跟蹤采購(gòu)過(guò)程。最后,商務(wù)組合與項(xiàng)目管理,幫助企業(yè)管理好外包業(yè)務(wù)及復(fù)雜的業(yè)務(wù)關(guān)系。

    8thManage項(xiàng)目管理軟件都是采用一體化管理的,還可以跟項(xiàng)目管理進(jìn)行組合使用,根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度來(lái)進(jìn)行采購(gòu)。


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