6.4文件的修改管理

在一個(gè)項(xiàng)目的開發(fā)過程中的任何時(shí)刻，開發(fā)集體內(nèi)的所有成員都可能對(duì)開發(fā)工作的已有成果—— 文件，提出進(jìn)行修改的要求。提出修改要求的理由可能是各種各樣的，進(jìn)行修改而引起的影響可能很小， 也可能會(huì)牽涉到本項(xiàng)目的很多方面。因此，修改活動(dòng)的進(jìn)行必須謹(jǐn)慎，必須對(duì)修改活動(dòng)的進(jìn)行加以管理， 必須執(zhí)行修改活動(dòng)的規(guī)程，使整個(gè)修改活動(dòng)有控制地進(jìn)行。

修改活動(dòng)可分如下五個(gè)步驟進(jìn)行：

a.提議開發(fā)集體中的任何一個(gè)成員都可以向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出修改建議，為此應(yīng)該填寫一份修 改建議表，說明修改的內(nèi)容、所修改的文件和部位、以及修改理由;

b.評(píng)議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定的人員對(duì)該修改建議進(jìn)行評(píng)議，包括審查該項(xiàng)修改的 必要性、確定這一修改的影響范圍、研究進(jìn)行修改的方法、步驟和實(shí)施計(jì)劃;

c.審核一般由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，包括核實(shí)修改的自的和要求、核實(shí)修改活動(dòng)將帶來的影 響、審核修改活動(dòng)計(jì)劃是否可行;

d.批準(zhǔn)在一般情況下，批準(zhǔn)權(quán)屬于該開發(fā)單位的部門負(fù)責(zé)人;在批準(zhǔn)時(shí)，主要是決斷修改工作 中各項(xiàng)活動(dòng)的先后順序及各自的完成日期，以保證整個(gè)開發(fā)工作按原定計(jì)劃日期完成;

e.實(shí)施由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照已批準(zhǔn)的修改活動(dòng)計(jì)劃，安排各項(xiàng)修改活動(dòng)的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行修改，建 立修改記錄、產(chǎn)生新的文件以取代原有文件、最后把文件交文件管理人員歸檔，并分發(fā)給有關(guān)的持有者。

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