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論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理
【摘要】
本文以我作為承建方項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)施的某市醫(yī)療保險(xiǎn)市級(jí)統(tǒng)籌項(xiàng)目為實(shí)例(下文簡(jiǎn)稱市級(jí)統(tǒng)籌),探討了在項(xiàng)目范圍管理中遇到的問(wèn)題及解決方法。以范圍計(jì)劃編制、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)、范圍控制為工作流程來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目的范圍管理,制定有效范圍控制措施,促進(jìn)項(xiàng)目的健康發(fā)展.本文主要論述了范圍計(jì)劃的內(nèi)容及作用、詳細(xì)范圍說(shuō)明書的內(nèi)容及作用、創(chuàng)建WBS的原則、如何進(jìn)行范圍確認(rèn)和范圍控制以及資源沖突解決方法.實(shí)施過(guò)程中有針對(duì)性地采用了會(huì)議評(píng)審、變更控制系統(tǒng)、提高項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí),保證項(xiàng)目所需資源.系統(tǒng)至今運(yùn)行穩(wěn)定,落實(shí)了“一卡在手,全市享受醫(yī)療待遇”的文件精神,在全省樹立了標(biāo)桿形象。
【正文】
某市各區(qū)縣現(xiàn)運(yùn)行獨(dú)立的城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn),系統(tǒng)采用C/S構(gòu)架,已運(yùn)行近8年,均為我公司開發(fā).各區(qū)縣間業(yè)務(wù)相互獨(dú)立,醫(yī)療保險(xiǎn)基金也獨(dú)立管理,城鎮(zhèn)職工或城鎮(zhèn)居民只能到其所屬的區(qū)縣按照所屬區(qū)縣標(biāo)準(zhǔn)享受待遇。為貫徹落實(shí)深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革精神,進(jìn)一步完善基本醫(yī)療保險(xiǎn)體系,提高醫(yī)療保險(xiǎn)統(tǒng)籌層次和增強(qiáng)基金保障能力,市委根據(jù)省相關(guān)文件精神制定了市級(jí)統(tǒng)籌實(shí)施辦法,增強(qiáng)基本醫(yī)療保險(xiǎn)基金的調(diào)節(jié)能力和抗風(fēng)險(xiǎn)能力,堅(jiān)持市級(jí)統(tǒng)籌、分級(jí)管理、定額調(diào)劑;堅(jiān)持統(tǒng)一參保政策、統(tǒng)一繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一待遇水平、統(tǒng)一管理方式。客戶要求業(yè)務(wù)上將城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)系統(tǒng)集于一套系統(tǒng),達(dá)到參保人員持醫(yī)??茉谌兴蟹蠗l件的醫(yī)院和藥店享受醫(yī)療待遇.考慮到各區(qū)縣地理位置分布不集中等原因,部門決定此項(xiàng)目采用J2EE+SPRING2.0+EXT2.0框架進(jìn)行開發(fā).本部門主要有醫(yī)療保險(xiǎn)和農(nóng)村合作醫(yī)療二大塊業(yè)務(wù),二大塊業(yè)務(wù)相互獨(dú)立,從事醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開發(fā)和維護(hù)的人員不懂J2EE技術(shù),而從事農(nóng)村合作醫(yī)療開發(fā)和維護(hù)的人員不懂醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù),形成了“懂業(yè)務(wù)的不懂技術(shù),懂技術(shù)的不懂業(yè)務(wù)”的局面.項(xiàng)目總投資590萬(wàn)元,完成客戶要求的2010年9月1日試運(yùn)行的任務(wù)困難非常之大。
項(xiàng)目范圍的管理也就是對(duì)項(xiàng)目應(yīng)該包括什么和不應(yīng)該包括什么進(jìn)行相應(yīng)的定義和控制,項(xiàng)目范圍管理對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功具有至關(guān)重要的意義,在項(xiàng)目范圍管理方面出現(xiàn)的問(wèn)題是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的一個(gè)重要原因.項(xiàng)目范圍管理包括范圍計(jì)劃編制、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)、范圍控制等活動(dòng).
本文將討論進(jìn)度管理相關(guān)的問(wèn)題.其一、范圍計(jì)劃的內(nèi)容及作用;其二、詳細(xì)范圍說(shuō)明書的內(nèi)容及作用;其三、創(chuàng)建WBS的原則;其四、如何進(jìn)行范圍確認(rèn)和范圍控制;其五、資源沖突解決方法;針對(duì)這些問(wèn)題,本人作為項(xiàng)目經(jīng)理,采用了會(huì)議評(píng)審;變更控制系統(tǒng);提高項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)保證項(xiàng)目所需資源等方法予以解決.下面將分別從五個(gè)方面進(jìn)行論述.
一、范圍計(jì)劃編制
項(xiàng)目范圍的管理也就是對(duì)項(xiàng)目應(yīng)該包括什么和不應(yīng)該包括什么進(jìn)行相應(yīng)的定義和控制.每個(gè)項(xiàng)目都必須慎重地權(quán)衡范圍管理所使用的工具、方法、過(guò)程和程序以及一些其他因素,以確保在管理項(xiàng)目的范圍時(shí)所做的努力與項(xiàng)目的規(guī)模、復(fù)雜性和重要性相符,制定范圍管理計(jì)劃顯得由為重要.在計(jì)劃中明確定義項(xiàng)目范圍、制定詳細(xì)范圍說(shuō)明書、定義和編制工作分解結(jié)構(gòu)以及驗(yàn)證和控制范圍的步驟和方法.本項(xiàng)目范圍計(jì)劃中規(guī)定定義和編制工作分解結(jié)構(gòu)的步驟為:識(shí)別項(xiàng)目交付物和相關(guān)項(xiàng)目工作;對(duì)WBS的結(jié)構(gòu)進(jìn)行組織;對(duì)WBS進(jìn)行分解;對(duì)WBS中各級(jí)工作單元分配標(biāo)識(shí)符或編號(hào);對(duì)當(dāng)前的分解級(jí)別進(jìn)行檢驗(yàn),以確保它們是必需的而且是足夠詳細(xì)的.
二、范圍定義
范圍定義過(guò)程是詳細(xì)描述項(xiàng)目和產(chǎn)品的過(guò)程,并把結(jié)果寫進(jìn)詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書中.詳細(xì)范圍說(shuō)明書主要包括如下內(nèi)容:
⑴項(xiàng)目的目標(biāo).包括成果性目標(biāo):市級(jí)統(tǒng)籌后全市城鎮(zhèn)職工或居民參保人員可持卡在市范圍內(nèi)任一家醫(yī)院或藥店享受相應(yīng)險(xiǎn)種的待遇.約束性目標(biāo):2010年9月1日試運(yùn)行
⑵產(chǎn)品范圍描述.
⑶項(xiàng)目的可交付物.包括職工險(xiǎn)中心業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)文檔、居民險(xiǎn)中心業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)、生育險(xiǎn)中心業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)文檔、支付算法存儲(chǔ)過(guò)程等.
⑷項(xiàng)目邊界.市級(jí)統(tǒng)籌項(xiàng)目包括城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)中心及定點(diǎn)現(xiàn)有業(yè)務(wù)、城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)中心和定點(diǎn)現(xiàn)有業(yè)務(wù).
⑸產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn).提交可交付物后先根據(jù)政策文件與客戶一起進(jìn)行評(píng)審,然后找1家醫(yī)院和一家藥店進(jìn)行試點(diǎn),試運(yùn)行正常且穩(wěn)定1個(gè)月后進(jìn)行驗(yàn)收.
⑹項(xiàng)目的約束條件.人員緊缺,且“懂業(yè)務(wù)的不懂技術(shù),懂技術(shù)的不懂業(yè)務(wù)”;開發(fā)時(shí)間緊.
⑺項(xiàng)目的假定.
三、創(chuàng)建WBS
市級(jí)統(tǒng)籌項(xiàng)目包括城鎮(zhèn)職工險(xiǎn)、居民險(xiǎn)、生育險(xiǎn)中心和定點(diǎn)業(yè)務(wù),涉及的環(huán)節(jié)多而復(fù)雜,需要做的工作很多,為了詳細(xì)描述項(xiàng)目所要完成的工作,避免應(yīng)該做的工作被遺漏掉,方便項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員間溝通,我邀請(qǐng)了組長(zhǎng)、業(yè)務(wù)專家及其他項(xiàng)目經(jīng)理參加以“項(xiàng)目工作分解”為主題的會(huì)議,會(huì)議上對(duì)項(xiàng)目可交付物和項(xiàng)目工作按照滾動(dòng)波式計(jì)劃逐步分層分解為更小的、更易于管理的項(xiàng)目單元.
分解工作按照以下原則進(jìn)行:
⑴在各層次上保持項(xiàng)目的完整性,避免遺漏必要的組成部分;
⑵相同層次的工作單元應(yīng)有相同性
⑶一個(gè)工作單元只能從屬于某一個(gè)上層單元
⑷工作單元應(yīng)能分開不同的責(zé)任者和不同工作內(nèi)容
⑸便于項(xiàng)目管理進(jìn)行計(jì)劃和控制的管理需要
⑹最低層工作應(yīng)該具有可比性,是可管理的,可定量檢查的
⑺最低層次的工作單元是工作包
⑻應(yīng)該包括項(xiàng)目管理工作四、范圍確認(rèn)和范圍控制在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,根據(jù)WBS上的可交付物進(jìn)行監(jiān)控,對(duì)已經(jīng)完成或即將完成的可交付物及時(shí)進(jìn)行會(huì)議評(píng)審,涉及核心業(yè)務(wù)的,提供相關(guān)文檔由客戶一起進(jìn)行確認(rèn).比如,在定點(diǎn)支付算法開發(fā)完成后,我組織組長(zhǎng)、業(yè)務(wù)專家依據(jù)政策文件逐一進(jìn)行會(huì)議評(píng)審,評(píng)審后要求測(cè)試人員寫測(cè)試文件,并將系統(tǒng)計(jì)算出的結(jié)果截圖附在測(cè)試文件中,發(fā)送給客戶相關(guān)人員進(jìn)行確認(rèn).
項(xiàng)目開發(fā)過(guò)程中,項(xiàng)目范圍往往發(fā)生會(huì)不斷變化,為了防止“范圍蔓延”,我組織成立了變更控制委員會(huì)(成員包括:各組組長(zhǎng)[擔(dān)任變更委員會(huì)組長(zhǎng)和副組長(zhǎng)]、客戶負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、系統(tǒng)構(gòu)架師),制定了變更控制流程:范圍變更說(shuō)明文檔(來(lái)自內(nèi)部討論結(jié)果或客戶要求)-組長(zhǎng)或副組長(zhǎng)填寫變更申請(qǐng)單-召開會(huì)議對(duì)變更所帶來(lái)的影響進(jìn)行分析、變更方案進(jìn)行論證及評(píng)審-發(fā)出變更通知并開始實(shí)施-變更實(shí)施的監(jiān)控-變更效果的評(píng)估,項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程按照此控制流程進(jìn)行執(zhí)行.例如,在離項(xiàng)目原定的試運(yùn)行時(shí)間只有半個(gè)月,中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)尚有許多業(yè)務(wù)模塊未開發(fā)完,需要對(duì)開發(fā)范圍進(jìn)行變更已是不可避免.變更控制委員會(huì)召開了會(huì)議,會(huì)議上我們分析了尚未完成的業(yè)務(wù)模塊,發(fā)現(xiàn)這些業(yè)務(wù)大多都是不常規(guī)業(yè)務(wù),只是在特殊情況下才會(huì)發(fā)生此類業(yè)務(wù),我們可以采取分階段運(yùn)行的方式,集中全力開發(fā)剩下業(yè)務(wù)中的常規(guī)業(yè)務(wù),把其他的非常規(guī)業(yè)務(wù)往后推遲進(jìn)度.于是,我與客戶相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行電話溝通,反應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況,經(jīng)協(xié)商后客戶同意部分業(yè)務(wù)推遲半個(gè)月運(yùn)行.在方案得到認(rèn)可后,調(diào)整開發(fā)人員進(jìn)行集中開發(fā),開發(fā)組組長(zhǎng)加強(qiáng)與開發(fā)人員的溝通,對(duì)開發(fā)過(guò)程進(jìn)行密切跟蹤,最終常規(guī)業(yè)務(wù)模塊在試運(yùn)行規(guī)定時(shí)間前完工,對(duì)于未開發(fā)完的非常規(guī)業(yè)務(wù)我們采取客戶現(xiàn)場(chǎng)開發(fā)的措施.
五、資源沖突的解決
市級(jí)統(tǒng)籌開發(fā)涉及職工險(xiǎn)、生育險(xiǎn)、居民險(xiǎn)、大病保險(xiǎn),業(yè)務(wù)面廣而復(fù)雜,考慮到部門實(shí)際情況,以及客戶要求2010年9月1日試運(yùn)行的硬性指標(biāo),我將系統(tǒng)分解成2個(gè)相關(guān)聯(lián)的子系統(tǒng)(定點(diǎn)支付系統(tǒng)、中心業(yè)務(wù)系統(tǒng))分別同時(shí)進(jìn)行開發(fā),并將項(xiàng)目組分成3個(gè)小組,每小組配備6至7人分別進(jìn)行開發(fā).涉及的開發(fā)人員多,需要從其他項(xiàng)目組抽調(diào)開發(fā)人員過(guò)來(lái).市級(jí)統(tǒng)籌項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,負(fù)責(zé)中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)的4個(gè)人時(shí)時(shí)不能從農(nóng)村合作醫(yī)療業(yè)務(wù)中抽調(diào)過(guò)來(lái),如果不能及時(shí)解決此問(wèn)題將嚴(yán)重影響項(xiàng)目的進(jìn)度.
市級(jí)統(tǒng)籌項(xiàng)目將城鎮(zhèn)職工和居民業(yè)務(wù)融為一體,是醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展的趨勢(shì),是公司業(yè)務(wù)發(fā)展的提升,進(jìn)一步拓展市場(chǎng)的機(jī)遇.如果此項(xiàng)目能夠成功實(shí)施將是公司業(yè)務(wù)發(fā)展的一個(gè)有力保證,可以將市級(jí)統(tǒng)籌業(yè)務(wù)推廣至其他省份.在與其他項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)商無(wú)果后,我及時(shí)與公司領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商,闡述此項(xiàng)目的重要性,在與公司領(lǐng)導(dǎo)和溝通后,最終決定先招聘4個(gè)外包人員進(jìn)駐我公司,頂替不能從其他項(xiàng)目組抽調(diào)過(guò)來(lái)的人員進(jìn)行開發(fā).隨著外包人員的進(jìn)入,有力地保證了所需的開發(fā)人員數(shù)量,項(xiàng)目進(jìn)度得到了有力保障.
經(jīng)過(guò)努力,該系統(tǒng)在原定的2010年9月1日試運(yùn)行成功,運(yùn)行狀況良好,受到一致好評(píng),特別是定點(diǎn)支付算法的集中而且準(zhǔn)確得到了客戶很高的評(píng)價(jià),并在同年10月底通過(guò)了驗(yàn)收。回顧項(xiàng)目的范圍管理工作過(guò)程中,雖然沒(méi)有大的事故發(fā)生,但仍然存在許多問(wèn)題,主要有以下2點(diǎn):
1、在需要客戶確認(rèn)時(shí),與客戶的溝通方式太單一,只是一味等待,導(dǎo)致某些工作落后于進(jìn)度計(jì)劃,并影響到項(xiàng)目整體進(jìn)度.
2、客戶新政策出臺(tái)后沒(méi)有跟客戶進(jìn)行很好的協(xié)商,試運(yùn)行成功后直接進(jìn)行了新政策的調(diào)整,導(dǎo)致驗(yàn)收時(shí)間推遲了1個(gè)多月.
通過(guò)本項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),為本人今后執(zhí)行類似的項(xiàng)目范圍管理帶來(lái)了一些可供借鑒的經(jīng)驗(yàn).以范圍計(jì)劃編制、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)、范圍控制的項(xiàng)目范圍管理,有效的范圍控制措施,在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題都及時(shí)得到了解決.項(xiàng)目的成功實(shí)施讓醫(yī)?;鸬玫搅私y(tǒng)一管理,真正落實(shí)了“一卡在手,全市享受醫(yī)療待遇”,得到了客戶很高的評(píng)價(jià).然而,在進(jìn)度控制方面還有待于改進(jìn),在以后的項(xiàng)目管理工作中,我要加強(qiáng)學(xué)習(xí),更好地協(xié)調(diào)好項(xiàng)目工作中各個(gè)部分及各個(gè)方面的關(guān)系,更好地完成項(xiàng)目。
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