注意：以下內(nèi)容僅供參考。

   摘要：

      2010年4月至10月，我參加了某集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，并擔(dān)任的該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目的總體目標(biāo)是建立一個(gè)兼具辦公門(mén)戶(hù)、公文管理、工作流、知識(shí)管理、移動(dòng)辦公的辦公平臺(tái)，共分為10個(gè)子系統(tǒng)，分別為：辦公門(mén)戶(hù)、工作助手、信息發(fā)布、收發(fā)文管理、規(guī)章制度、日常事務(wù)、工作流管理、文檔管理、移動(dòng)辦公和基礎(chǔ)平臺(tái)。協(xié)同辦公作為當(dāng)年公司業(yè)務(wù)延伸拓展的一個(gè)新的窗口，項(xiàng)目工期緊、技術(shù)復(fù)雜、人員投入較多，存在諸多不確定性因素，項(xiàng)目的成本很難控制。本文以該項(xiàng)目為例，結(jié)合作者實(shí)踐，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的成本管理問(wèn)題，分別論述了在計(jì)劃階段做好工作量估算和預(yù)算、有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素、在實(shí)施階段進(jìn)行成本跟蹤和控制等成本管理方法的應(yīng)用，列舉了一些有效的工具和技術(shù)的使用；最后，談一些自己的體會(huì)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

      正文：

      項(xiàng)目成本管理是項(xiàng)目管理中的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證項(xiàng)目所花費(fèi)的實(shí)際成本不超過(guò)預(yù)算成本，合理分配資源，發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義項(xiàng)目成本估算、項(xiàng)目預(yù)算編制和項(xiàng)目成本控制等。加強(qiáng)項(xiàng)目成本管理是項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)目標(biāo)利潤(rùn)、創(chuàng)造良好經(jīng)濟(jì)效益的重要的環(huán)節(jié)，也是企業(yè)積蓄財(cái)力、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。

      2010年4月至10月，我參加了某集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，并擔(dān)任的該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目目標(biāo)是建立一個(gè)兼具企業(yè)門(mén)戶(hù)、公文管理、工作流管理、知識(shí)管理、移動(dòng)辦公的協(xié)同辦公平臺(tái)，整體提升企業(yè)辦公服務(wù)水平和工作效率。系統(tǒng)采用B\S架構(gòu)，核心技術(shù)框架根據(jù)微軟的.NET分層體系結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)，共分為10個(gè)子系統(tǒng)，分別為：辦公門(mén)戶(hù)、工作助手、信息發(fā)布、收發(fā)文管理、規(guī)章制度、日常事務(wù)、工作流管理、文檔管理、移動(dòng)辦公和基礎(chǔ)平臺(tái)。

      綜合來(lái)看，該項(xiàng)目涉及工作流、移動(dòng)辦公、電子簽章、全文檢索、無(wú)線通信、系統(tǒng)集成等技術(shù)難點(diǎn)；從項(xiàng)目周期上看，前后只有6個(gè)月的時(shí)間，用戶(hù)方領(lǐng)導(dǎo)想很快看到成果；我方高層也已經(jīng)決定將協(xié)同辦公作為公司業(yè)務(wù)延伸拓展的一個(gè)新的窗口，同時(shí)希望能與該集團(tuán)企業(yè)是公司長(zhǎng)期合作，前期商務(wù)談判沒(méi)有預(yù)留太多的利潤(rùn)空間。由此可見(jiàn)，項(xiàng)目工期緊、技術(shù)復(fù)雜、涉及新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，而且人員投入較多，對(duì)項(xiàng)目成本管理工作提出了很高的要求，因此我們十分重視對(duì)項(xiàng)目成本的控制和管理。我們把按進(jìn)度和預(yù)算交付項(xiàng)目作為最大的挑戰(zhàn)，主要通過(guò)在計(jì)劃階段做好工作量估算，有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素，在實(shí)施階段進(jìn)行成本跟蹤和控制等方法來(lái)管理和控制成本。具體來(lái)說(shuō)：

      首先，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行活動(dòng)定義，合理的估算項(xiàng)目工作量及技術(shù)難度。詳細(xì)的WBS是成本估算的基礎(chǔ)，因此，我們采用MSProject作為項(xiàng)目管理工具，建立了項(xiàng)目的WBS，對(duì)WBS的每個(gè)任務(wù)明確了其可交付物。在具體活動(dòng)的定義上，考慮到功能的復(fù)用性，例如，收發(fā)文管理、規(guī)章制度、日常事務(wù)都具有申請(qǐng)、會(huì)簽、審批、發(fā)布、電子簽章、在線word編輯、流程監(jiān)控等業(yè)務(wù)功能，完全可以抽取成工作流、電子簽章、在線編輯等3個(gè)組件包；而移動(dòng)辦公頁(yè)面顯示模塊僅僅要適應(yīng)分辨率的不同，其他業(yè)務(wù)功能與普通程序基本相同；此外，為了提高開(kāi)發(fā)效率，項(xiàng)目采用了公司的一套開(kāi)發(fā)平臺(tái)，一些添刪改查等基礎(chǔ)操作也可以直接利用，權(quán)限控制模塊我們就是復(fù)用以前的案例，僅作少量修改。在工作量的估算上，采用三點(diǎn)估計(jì)的方法，并結(jié)合希賽網(wǎng)法和類(lèi)比估計(jì)。邀請(qǐng)其他項(xiàng)目組一起，結(jié)合公司項(xiàng)目歷史績(jī)效數(shù)據(jù)以往類(lèi)似的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，估算出每個(gè)活動(dòng)的正常值、樂(lè)觀值、悲觀值，然后利用PERT公式[1(4*M+A+B)/6]計(jì)算取整，這樣就使活動(dòng)的工作量和工期估算的更加準(zhǔn)確，為工作進(jìn)度安排提供了依據(jù)。

      同時(shí)還要確定每項(xiàng)工作的技術(shù)難度，技術(shù)難度相對(duì)大一點(diǎn)的部分我們安排經(jīng)驗(yàn)豐富的程序員，這樣不至于因?yàn)槟骋患夹g(shù)細(xì)節(jié)而影響整個(gè)工程進(jìn)度。對(duì)于一些技術(shù)上的難點(diǎn)，我們要特殊對(duì)待。例如移動(dòng)辦公技術(shù)難度要，公司也缺乏相應(yīng)的案例，存在技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。在方案選擇上我們采用了財(cái)務(wù)分析和決策樹(shù)的方法，分別對(duì)自行開(kāi)發(fā)、外包、購(gòu)買(mǎi)第三方中間件+二次開(kāi)發(fā)進(jìn)行了比選，最終確定了購(gòu)買(mǎi)第三方中間件的方案。

      其次，有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素，以避免風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生引發(fā)項(xiàng)目成本增加或超支。我們把需求和范圍定義不清、WBS分解粒度不夠細(xì)化、用戶(hù)參與不足、缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持、技術(shù)問(wèn)題等作為項(xiàng)目的主要風(fēng)險(xiǎn)事件，為每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)做了應(yīng)對(duì)計(jì)劃，并指定責(zé)任人跟蹤風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和影響度的變化。為了讓項(xiàng)目組在各個(gè)階段保持良好的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，我把項(xiàng)目中各主要風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)按級(jí)別排序張貼在公告欄上。事實(shí)表明，這種做法效果明顯。特別是客戶(hù)方面，我定期把風(fēng)險(xiǎn)事件列表通過(guò)Email發(fā)給客戶(hù)方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)。為了盡快落實(shí)未明晰的需求部分，我多次與客戶(hù)進(jìn)行面對(duì)面的溝通，使需求問(wèn)題很快得以解決。隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，雙方領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)和風(fēng)險(xiǎn)情況很關(guān)心，多次出現(xiàn)在項(xiàng)目例會(huì)和階段性評(píng)審會(huì)議上。由于有效的風(fēng)險(xiǎn)控制，加之領(lǐng)導(dǎo)的重視，項(xiàng)目小組人員受到鼓舞，士氣高漲，積極性和自信心明顯增強(qiáng)，使得項(xiàng)目得以順利實(shí)施。

      再次，在實(shí)施階段加強(qiáng)成本的跟蹤和控制。有效成本控制的關(guān)鍵是經(jīng)常及時(shí)地分析成本績(jī)效，盡早發(fā)現(xiàn)成本差異和成本執(zhí)行的效率，在情況變壞之前能夠及時(shí)采取糾正措施，盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi)。在本項(xiàng)目中我們使用MSProject作為成本跟蹤和控制的工具。在Project中設(shè)定項(xiàng)目人力資源的工時(shí)標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)率，即人員每小時(shí)的工作成本。項(xiàng)目組成員每周五下班前提交項(xiàng)目周報(bào)，把各自完成的任務(wù)進(jìn)度情況和下周任務(wù)計(jì)劃進(jìn)行匯報(bào)，報(bào)告要求按百分比嚴(yán)格量化任務(wù)完成情況。我每周把各項(xiàng)任務(wù)實(shí)際完成數(shù)據(jù)輸入到進(jìn)度計(jì)劃中，Project自動(dòng)生成成本統(tǒng)計(jì)表，清楚顯示任務(wù)基準(zhǔn)和實(shí)際成本信息。通過(guò)查看甘特圖就可以較好地把握項(xiàng)目總體的績(jī)效。根據(jù)項(xiàng)目的質(zhì)量、成本、進(jìn)度等情況，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度狀態(tài)進(jìn)行偏差分析，如偏差大于10%，則必須調(diào)整計(jì)劃，通過(guò)申請(qǐng)高效率開(kāi)發(fā)人員、技術(shù)培訓(xùn)和交流等方式提高效率、降低成本。

      最后，項(xiàng)目評(píng)審是項(xiàng)目成本能得到很好控制的有效措施。我們?cè)陧?xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中根據(jù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)定義了相關(guān)的里程碑，在每個(gè)里程碑我們都采取小組會(huì)議形式對(duì)本階段的工作進(jìn)行確認(rèn)、總結(jié)，對(duì)本階段的成本、質(zhì)量、進(jìn)度等情況做出結(jié)論，并決定是否調(diào)整下一階段的進(jìn)度計(jì)劃。每一次的項(xiàng)目評(píng)審都給我們帶來(lái)了很多很好的建議，讓我們充分發(fā)現(xiàn)了我們系統(tǒng)的不足之處，發(fā)現(xiàn)了許多成本和進(jìn)度上的偏差。

      正是由于良好成本估算和成本控制管理，項(xiàng)目如期按預(yù)算完成，客戶(hù)很滿(mǎn)意，也為今后公司類(lèi)似項(xiàng)目積累了經(jīng)驗(yàn)，得到了公司管理層的高度評(píng)價(jià)。我想，這歸功于整個(gè)團(tuán)隊(duì)的配合。但是回顧起來(lái)，也有一些不足的地方：因?yàn)楣て诰o，任務(wù)重，所以經(jīng)常加班，導(dǎo)致大家非常疲憊，積極性不高，工作效率低下，項(xiàng)目成本一度超支。我也采取了一些補(bǔ)救的措施，請(qǐng)示管理層做了一些鼓勵(lì)和表?yè)P(yáng)，適當(dāng)聚餐、看電影、組織健身活動(dòng)，一定程度上緩解了緊張的氛圍，項(xiàng)目績(jī)效得到了大幅改善。

      當(dāng)然，每個(gè)項(xiàng)目都具有自身的特點(diǎn)，估算方法、控制技術(shù)都可能不同。但是無(wú)論怎樣，作為項(xiàng)目經(jīng)理，必須保證項(xiàng)目在成本控制計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi)環(huán)境下進(jìn)行，因此，如何更好地把握項(xiàng)目成本管理方法，靈活運(yùn)用適當(dāng)?shù)墓浪愫涂刂品椒ǖ綄?shí)際項(xiàng)目中去，還有待于我們?nèi)パ芯?、探索、?shí)踐和總結(jié)。

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