?2022年自考30462文書檔案管理復(fù)習(xí)資料

自考復(fù)習(xí)需要重視考試大綱，考試命題是圍繞大綱來的，所以復(fù)習(xí)一定要緊扣考試大綱，再結(jié)合考試大綱來弄懂重點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)。因?yàn)榭荚嚧缶V一般都是含有命題來指導(dǎo)思想工作、考試范圍、命題要求等重要信息。為了輔助各位考生學(xué)習(xí)，希賽網(wǎng)自考頻道為各位考生整理了2022年自考30462文書檔案管理復(fù)習(xí)資料，希望能對(duì)大家有所幫助。

2022年自考30462文書檔案管理復(fù)習(xí)資料

Ⅰ  課程性質(zhì)與課程目標(biāo)

一、課程性質(zhì)和特點(diǎn)

辦理文書、管理檔案這兩項(xiàng)工作是自古以來所有社會(huì)組織中秘書工作不能缺少的內(nèi)容。了解文書工作和檔案工作的基本知識(shí)，掌握兩項(xiàng)工作的操作技能，是每一個(gè)秘書人員必須具備的基本能力。“文書檔案管理”課程正是為了培養(yǎng)和檢驗(yàn)秘書學(xué)專業(yè)自學(xué)應(yīng)考者上述兩項(xiàng)工作的實(shí)際操作能力的一門應(yīng)用課程。

“文書檔案管理”是一門近些年才出現(xiàn)的新興課程，是對(duì)原有的“文書學(xué)”和“檔案管理學(xué)”兩門課程主要內(nèi)容的重新組合。文書和檔案之間、文書工作和檔案工作之間有著天然的密切關(guān)聯(lián)，將“文書學(xué)”和“檔案管理學(xué)”整合成一門課程，體現(xiàn)了這種密切關(guān)聯(lián)，符合文書工作和檔案工作一體化的時(shí)代趨勢(shì)。盡管檔案管理是秘書工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，但長(zhǎng)期以來，秘書學(xué)專業(yè)并沒有一門專門研究社會(huì)組織檔案管理的課程，只好借用了檔案學(xué)專業(yè)的基礎(chǔ)課程“檔案管理學(xué)”?！皺n案管理學(xué)”中介紹的檔案業(yè)務(wù)工作八個(gè)環(huán)節(jié)，只有收集、整理、鑒定幾個(gè)環(huán)節(jié)與秘書工作關(guān)系密切，其余的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)——保管、編研、檢索、提供利用、統(tǒng)計(jì)——與秘書工作關(guān)系不大。所以，全部套用檔案管理的知識(shí)對(duì)秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生而言不僅是沒有必要，還會(huì)造成主次不分、浪費(fèi)時(shí)間和精力的弊端。秘書文檔管理課程將檔案管理學(xué)中與秘書工作關(guān)系密切的部分充分吸收，對(duì)沒有關(guān)系或關(guān)系不大的部分進(jìn)行刪削或精簡(jiǎn)，突出秘書學(xué)的特點(diǎn)，讓學(xué)生真正掌握在在將來的秘書工作中用得上的知識(shí)和技能。

二、課程目標(biāo)

《文書檔案管理》課程設(shè)置的目標(biāo)，是為了使秘書學(xué)專業(yè)自學(xué)應(yīng)考者了解文書在社會(huì)組織內(nèi)部和組織之間的運(yùn)作情況，掌握檔案收集、管理和利用的知識(shí)和技能，從而具備必備的專業(yè)修養(yǎng)，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

本課程包括緒論在內(nèi)，共分為12章。課程內(nèi)容可以概括為基礎(chǔ)知識(shí)和工作流程兩個(gè)板塊?；A(chǔ)知識(shí)板塊介紹文書和檔案的含義、特點(diǎn)、作用、關(guān)系，文書工作和檔案工作的性質(zhì)、內(nèi)容、機(jī)構(gòu)等內(nèi)容。工作流程板塊，依據(jù)秘書工作中文書檔案工作前后順序依次介紹文書的制作、文書的辦理、文書的管理、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案保管、檔案的檢索、檔案的提供利用、檔案的編研和檔案的統(tǒng)計(jì)。另外，為適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展和學(xué)生畢業(yè)后主要在企業(yè)內(nèi)任職的趨勢(shì)，本課程還介紹了電子文件的管理和企業(yè)文檔管理的內(nèi)容。

三、本課程與相關(guān)課程的聯(lián)系與區(qū)別

文書檔案管理課程是在文書學(xué)和檔案管理學(xué)基礎(chǔ)上整合而來的，它與這兩門課程之間的關(guān)系自然十分密切，文書檔案管理有著和文書學(xué)、檔案管理學(xué)基本一致的研究對(duì)象，文書檔案管理包含文書學(xué)的所有內(nèi)容和檔案管理學(xué)的部分內(nèi)容。除此而外，文書檔案管理還與秘書學(xué)概論、秘書實(shí)務(wù)、秘書寫作等秘書學(xué)專業(yè)課程有著千絲萬縷的關(guān)聯(lián)。

秘書學(xué)概論是研究和傳播秘書、秘書工作的性質(zhì)、規(guī)律、特點(diǎn)、組織、職能等秘書學(xué)知識(shí)的課程，屬于秘書學(xué)學(xué)科體系中的基礎(chǔ)理論學(xué)科，它與所有的秘書學(xué)課程都有關(guān)系，是對(duì)其他秘書學(xué)課程內(nèi)容的抽象和概括。但作為“概論”，秘書學(xué)概論只對(duì)文書、檔案、文書工作、檔案工作粗略提及，不能詳細(xì)展開。文書檔案管理是秘書學(xué)基本原則和要求在文書工作和社會(huì)組織檔案工作中的具體體現(xiàn)。

秘書實(shí)務(wù)和文書檔案管理兩門課程之間是從屬關(guān)系，也即秘書實(shí)務(wù)的課程內(nèi)容包含秘書文檔管理的課程內(nèi)容。所以，二者之間的關(guān)系相當(dāng)密切。但是，由于秘書實(shí)務(wù)課程要介紹秘書工作所有重要的內(nèi)容，涉及范圍極廣，因此對(duì)每項(xiàng)具體工作的介紹就相對(duì)簡(jiǎn)單和概括，而且多為基本程序和原則的介紹，對(duì)具體操作要領(lǐng)的介紹不夠詳細(xì)，也帶有“概論”的性質(zhì)。所以，秘書實(shí)務(wù)也不能取代更有針對(duì)性的其他實(shí)務(wù)類課程，社會(huì)組織文書工作和檔案工作要依靠文書檔案管理課程來詳盡講解。

秘書寫作是研究社會(huì)組織所使用的各種實(shí)用文書，尤其是公文的寫作過程和技巧的一門實(shí)踐學(xué)科，是寫作學(xué)和秘書學(xué)互相滲透產(chǎn)生的交叉學(xué)科，是寫作學(xué)在秘書工作中的展開。就一般意義上說，秘書寫作屬于文書學(xué)的內(nèi)容范圍，屬于文書工作中的“文書制作”環(huán)節(jié)。但，由于機(jī)關(guān)所使用的文書種類繁多，規(guī)范性、技巧性都很強(qiáng)，需要有專門的學(xué)科對(duì)其進(jìn)行研究，于是秘書寫作逐漸從文書學(xué)中獨(dú)立出來，與文書學(xué)合理分工、互相補(bǔ)充。秘書寫作主要研究各種公務(wù)文體的寫作過程、寫作格式、寫作技巧，完成文本的擬寫工作；文書學(xué)則承接其后，完成文件的審核、簽發(fā)、繕印、用印、裝訂等技術(shù)性制作任務(wù)，并繼續(xù)完成登記、封發(fā)、傳遞、簽收、分文、擬辦、批辦、承辦等辦理環(huán)節(jié)，還要在制作、辦理過程中及辦理完畢之后對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)管理。

另外，文書檔案管理還與管理學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)傳播等學(xué)科或?qū)ｉT知識(shí)有著這樣或那樣的關(guān)系。

四、課程的重點(diǎn)和難點(diǎn)

本課程的重點(diǎn)和難點(diǎn)是文書制作、文書辦理、文書管理、檔案的整理與保管、檔案的檢索與利用、檔案的編研與統(tǒng)計(jì)。

Ⅱ  考核目標(biāo)

本大綱在考核目標(biāo)中，按照識(shí)記、領(lǐng)會(huì)、掌握三個(gè)層次規(guī)定其應(yīng)達(dá)到的能力層次要求。三個(gè)能力層次是遞進(jìn)關(guān)系，各能力層次的含義是：

識(shí)記（Ⅰ）：要求考生能夠識(shí)別和記憶本課程中的重要概念，并能夠根據(jù)考核的不同要求，做正確的表述、選擇和判斷。

領(lǐng)會(huì)（Ⅱ）：要求考生能夠領(lǐng)悟和理解本課程中有關(guān)概念及原理的內(nèi)涵及外延，理解相關(guān)知識(shí)的區(qū)別和聯(lián)系，并能根據(jù)考核的不同要求對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行邏輯推理和論證，做出正確的判斷、解釋和說明。

掌握（Ⅲ）：要求考生能夠準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)本課程中的重要概念，并能夠根據(jù)考核的不同要求對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行分析和論證。

以上“識(shí)記”部分屬于記憶能力層次；“領(lǐng)會(huì)”、“掌握”部分屬于理解能力層次。

Ⅲ  課程內(nèi)容與考核要求

緒論

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解秘書文檔管理的內(nèi)涵，明確秘書文檔管理的研究對(duì)象和主要內(nèi)容，能認(rèn)知文檔管理工作的重要性，能理解“秘書文檔管理”與相關(guān)課程的關(guān)系，從而掌握該課程的概貌。

二、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文檔管理的概念。

2．領(lǐng)會(huì)：秘書文檔管理的研究對(duì)象；

秘書文檔管理的主要內(nèi)容；

“秘書文檔管理”與相關(guān)課程的關(guān)系。

3．掌握：文檔管理工作的重要性。

第一章  文書和檔案

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解文書和檔案的含義、種類，理解文書和檔案的關(guān)系，能認(rèn)知到文書和檔案的重要作用。

二、課程內(nèi)容

文書是人們?cè)谏a(chǎn)和生活中為了記錄事項(xiàng)，管理事務(wù)，交流情況，依照一定體式制作的具有現(xiàn)實(shí)效用的文字材料。有廣義和狹義兩種理解，廣義的文書既包括公務(wù)文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務(wù)文書。檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。文書和檔案之間有著密切的關(guān)系，文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要?dú)w宿。由于使用歷史久遠(yuǎn)、使用領(lǐng)域廣泛，文書和檔案都有很多類別。文書和檔案的作用可以概括為六個(gè)方面：規(guī)范作用、指導(dǎo)作用、聯(lián)絡(luò)作用、憑證作用、參考作用和教育作用。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書、檔案、文件、科技檔案、專門檔案、人物檔案的概念。

2．領(lǐng)會(huì)：文書、公文和文件三個(gè)概念的外延大?。?/p>

文書轉(zhuǎn)化為檔案需要具備的條件；

公文的種類；

檔案的種類；

3．掌握：文書和檔案的作用；

作為文字材料的文書的含義；

檔案的定義包括的要素。

第二章  文書工作和檔案工作

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解文書工作的含義、原則，檔案工作的含義、性質(zhì)、內(nèi)容、原則，文書工作組織和檔案工作機(jī)構(gòu)，理解文書工作和檔案工作的關(guān)系。

二、課程內(nèi)容

文書工作是社會(huì)組織的文書工作機(jī)構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理，為組織工作服務(wù)的工作，包含文書制作、文書辦理和文書管理三項(xiàng)基本內(nèi)容。文書工作要堅(jiān)持“及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、精簡(jiǎn)”八字原則。文書工作的組織機(jī)構(gòu)由中心機(jī)構(gòu)、專門機(jī)構(gòu)和分支機(jī)構(gòu)三個(gè)部分組成；文書工作的組織方式有集中形式和分散形式兩種，不同的社會(huì)組織可根據(jù)需要進(jìn)行選擇。本書所說的檔案工作是指檔案業(yè)務(wù)工作，是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性和政治性工作。檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、提供利用和編研八個(gè)環(huán)節(jié)。檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國(guó)家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。我國(guó)現(xiàn)階段的檔案工作機(jī)構(gòu)主要包括社會(huì)組織檔案部門、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)。由于文書和檔案之間特別密切的關(guān)聯(lián)，文書工作和檔案工作之間具有密不可分的關(guān)系。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書工作、檔案工作、文書檔案連鎖法（民國(guó)）、文書工作組織機(jī)構(gòu)、文書工作組織方式的概念。

2．領(lǐng)會(huì)：文書工作的含義；

文書工作的原則；

文書工作組織機(jī)構(gòu)的分類；

檔案工作的“三性”。

3．掌握：檔案工作的基本原則；

文書工作和檔案工作的關(guān)系。

第三章  文書制作

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解文書制作的過程，文書制作的要求，熟練掌握文書體式的全部?jī)?nèi)容，了解文稿和文本的概念，理解文件生命周期理論。

二、課程內(nèi)容

文書制作是文書與檔案管理的第一步，是開展文檔管理活動(dòng)的前提和基礎(chǔ)。文書制作必須符合文書體式特點(diǎn)，遵循文書制作程序要求。文書體式包括公務(wù)文書的寫作要求和公文的特定格式。秘書人員只有不斷提高公文寫作水平，認(rèn)真執(zhí)行公文格式規(guī)范，嚴(yán)格掌控文書制作過程，才能保證文書制作的質(zhì)量。文書制作過程中，陸續(xù)產(chǎn)生了不同的文書稿本，稿本又分為文稿與文本兩類。不同的稿本產(chǎn)生于文書制作的不同階段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，電子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書制作、交擬、核稿、簽發(fā)、復(fù)核、文書體式、文稿、文本、修訂本、存本的概念。

2．領(lǐng)會(huì)：打字排版的注意點(diǎn)；

文件用印的注意點(diǎn)。

3．掌握：文書制作的要求；

公文眉首部分的六要素；

國(guó)家秘密的密級(jí)規(guī)定及保密期限；

公文標(biāo)題的三要素。

第四章  文書辦理

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解文書辦理的含義和特點(diǎn)、文書辦理的內(nèi)容，掌握行文制度的相關(guān)內(nèi)容，掌握收文辦理和發(fā)文辦理的相關(guān)程序，能做好內(nèi)部文件的管理工作。

二、課程內(nèi)容

文書辦理工作由一些相互聯(lián)系的工作環(huán)節(jié)構(gòu)成，整個(gè)工作呈現(xiàn)出連續(xù)性、時(shí)效性、保密性、集成性和規(guī)范性特征。組織文書辦理工作主要由收文和發(fā)文兩大流程組成。收文主要指組織秘書組織接收來自不同層次組織的來文，并通過簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序進(jìn)行辦理；發(fā)文主要指組織通過草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序來制作并發(fā)出公文。在辦文工作中，要熟知行文的關(guān)系、方式和規(guī)則并嚴(yán)格執(zhí)行行文制度。除制發(fā)和管理通用文件之外，組織秘書人員更要對(duì)組織各個(gè)職能部門形成的內(nèi)部文件做好監(jiān)管和后期的保管，并積極地開展內(nèi)部文件的利用服務(wù)工作。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書辦理的含義（廣義、狹義），收文辦理、擬辦、注辦、注發(fā)、內(nèi)部文件、

2．領(lǐng)會(huì)：行文制度的三要素；

我國(guó)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)組織關(guān)系的四種類型；

文件處理單的基本格式；

承辦工作的注意點(diǎn)；

內(nèi)部文件的特點(diǎn)。

3．掌握：文書辦理的特點(diǎn)；

文件暫行保管階段的主要任務(wù)；

行文方式的六種類型；

行文規(guī)則的主要內(nèi)容；

兩次簽收的任務(wù)；

批辦的要求；

傳遞文件的主要方式；

秘書部門開展檔案咨詢與提供服務(wù)的方式。

第五章  文書管理

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解和掌握文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉(zhuǎn)發(fā)和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項(xiàng)內(nèi)容及相應(yīng)的管理制度。

二、課程內(nèi)容

文書管理是指由社會(huì)組織文書部門和人員承擔(dān)的文書保管、利用和清退等工作，即狹義的文書管理。文書管理有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率，保證文書的安全，為檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。文書管理要堅(jiān)持統(tǒng)一、分類、安全保密、方便利用幾項(xiàng)原則。文書管理主要包括文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉(zhuǎn)發(fā)和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項(xiàng)內(nèi)容，并分別建立相應(yīng)的管理制度。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書管理、文書保管、文書清退的含義。

2．領(lǐng)會(huì)：保證文書安全的具體要求；

保守文件機(jī)密的具體要求；

文檔管理工作的根本目的；

在文書管理工作中處理好嚴(yán)格管理和方便利用的關(guān)系；

閱文室的作用。

3．掌握：文書管理的意義；

文書管理的原則；

文書保管的方法；

借閱制度的主要內(nèi)容；

如何建設(shè)閱文室；

現(xiàn)行文件匯編的幾種形式；

辦好文件清理工作的注意事項(xiàng)。

第六章  文書工作與檔案工作的銜接

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解文書終結(jié)處理環(huán)節(jié)的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內(nèi)容與檔案工作開始的幾個(gè)環(huán)節(jié)——收集和價(jià)值鑒定，掌握立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價(jià)值鑒定的含義及價(jià)值、要求、原則，理解歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實(shí)務(wù)的操作流程。

二、課程內(nèi)容

文書終結(jié)處理包括立卷、歸檔、歸檔文件整理等環(huán)節(jié)，與檔案工作的收集、價(jià)值鑒定、整理幾個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)，它們是文書工作的最后階段，也是檔案工作的開始階段，文書工作和檔案工作在此銜接起來。本章將文書終結(jié)處理環(huán)節(jié)的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內(nèi)容與檔案工作開始的幾個(gè)環(huán)節(jié)——收集、價(jià)值鑒定整合起來，具體講述立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價(jià)值鑒定的含義及價(jià)值、要求、原則，然后依照組織內(nèi)部文檔工作的實(shí)際情況，介紹歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實(shí)務(wù)的操作流程。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：文書終極處理、立卷、案卷、檔案收集、檔案價(jià)值鑒定、歸檔范圍、立卷類目、平時(shí)歸卷、卷內(nèi)備考表、通訊者特征的概念。

2．領(lǐng)會(huì)：文書工作和檔案工作的“分水嶺”和“結(jié)合部”；

文書處理部門立卷的好處；

確定文件材料歸檔范圍的依據(jù)和指導(dǎo)；

檔案價(jià)值鑒定的原則；

檔案價(jià)值鑒定最基本的方法；

我國(guó)現(xiàn)行社會(huì)組織檔案鑒定工作的程序；

機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限；

文書立卷的要求；

分類編號(hào)法的運(yùn)用；

案卷標(biāo)題的擬寫；

案卷標(biāo)題中的時(shí)間指向；

裝訂案卷的“三孔一線法”；

歸檔章的標(biāo)準(zhǔn)格式；

歸檔文件目錄封面式樣。

3．掌握：檔案收集的作用；

檔案價(jià)值鑒定的意義；

現(xiàn)行《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》特點(diǎn)；

具體檔案價(jià)值鑒定工作的注意點(diǎn)；

檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)；

檔案保管期限表的類型；

文書立卷的步驟；

立卷類目的組成；

平時(shí)歸卷工作的內(nèi)容；

卷內(nèi)備考表；

六個(gè)特征立卷法。

第七章  檔案的整理與保管

一、學(xué)習(xí)目的與要求

掌握檔案管理工作的含義及檔案整理工作的內(nèi)容，掌握全宗的基本含義，了解影響檔案壽命的因素，掌握檔案保管工作的任務(wù)及基本原則，了解檔案庫房及其整理，對(duì)檔案的安全保護(hù)工作有理性認(rèn)識(shí)。

二、課程內(nèi)容

檔案整理工作是將處于零亂狀態(tài)的檔案進(jìn)行條理化的過程。檔案整理工作應(yīng)該按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，注意充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。主要內(nèi)容包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)的分類、立卷（組卷）、卷內(nèi)文件的整理、案卷封面的編目、案卷裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制等。檔案保管工作要了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，采取專門措施，最大限度地防止和減少檔案損毀，延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)完整，保證檔案安全。檔案庫房、檔案裝具及包裝都要符合標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)將各個(gè)庫房統(tǒng)一編號(hào)，檔案架、柜的排放應(yīng)符合要求。要通過控制庫房溫濕度、保衛(wèi)和保密、防火、防光和防塵等措施進(jìn)行檔案安全保護(hù)，對(duì)重要檔案要實(shí)行異地備份。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1. 識(shí)記：檔案整理工作、全宗的概念。

2. 領(lǐng)會(huì)：構(gòu)成立檔單位的主要條件；

全宗的主要形式；

年度分類法中所屬年度的判定；

年度—組織機(jī)構(gòu)分類法；

組織機(jī)構(gòu)—年度分類法；

年度—問題分類法；

問題—年度分類法；

案卷目錄封面；

檔案保管工作的基本原則；

檔案庫房建設(shè)的基本原則。

3. 掌握：檔案整理工作必須堅(jiān)持的原則；

檔案整理工作的內(nèi)容；

全宗的三個(gè)基本涵義；

跨年度文件處理方法；

影響檔案壽命的人為因素；

檔案保管工作的任務(wù)。

第八章  檔案的檢索與利用

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解在檔案產(chǎn)生作用之前，檔案的檢索和利用環(huán)節(jié)是架起檔案和利用者之間的橋梁；了解與掌握檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項(xiàng)內(nèi)容上的，檔案的利用不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的重要目標(biāo)，而且也成為檔案發(fā)揮作用不可缺少的渠道和環(huán)節(jié)。

二、課程內(nèi)容

檔案管理不僅僅是將檔案收集齊全、整理有序和保管得當(dāng)，而且更重要的是要使檔案能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在檔案產(chǎn)生作用之前，有一項(xiàng)工作不能忽視，需要由它來架起檔案和利用者之間的橋梁，這就是檔案的檢索和利用環(huán)節(jié)。檔案檢索的實(shí)現(xiàn)首先需要對(duì)檔案進(jìn)行著錄，這個(gè)過程當(dāng)中需要標(biāo)引來規(guī)范，從而形成條目，進(jìn)而組成各種各樣的檔案檢索工具乃至檢索工具體系。檢索到的檔案及其信息為檔案作用的發(fā)揮奠定了基礎(chǔ)，是用戶實(shí)現(xiàn)需求目標(biāo)不可缺少的內(nèi)容。而檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項(xiàng)內(nèi)容上，這項(xiàng)工作的進(jìn)展需要有不同的途徑和方式來配合與實(shí)現(xiàn)。正是有了提供服務(wù)的理念，才有了眾多直接和間接的利用形式。檔案的利用不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的重要目標(biāo)，而且也成為檔案發(fā)揮作用不可缺少的渠道和環(huán)節(jié)。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：檔案著錄、檔案標(biāo)引的概念。

2．領(lǐng)會(huì)：檔案檢索的兩大部分；

存儲(chǔ)過程的兩大環(huán)節(jié)；

檔案檢索效率的查全率和查準(zhǔn)率；

檔案著錄與標(biāo)引的依據(jù)；

檔案檢索語言的兩大類；

檔案提供利用的方式。

3．掌握：檔案檢索系統(tǒng)的三要素；

檔案檢索的地位與作用；

《檔案著錄規(guī)則》的主要內(nèi)容；

檔案檢索工具的作用。

第九章  檔案的編研與統(tǒng)計(jì)

一、學(xué)習(xí)目的與要求

熟練地編寫現(xiàn)行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，了解檔案統(tǒng)計(jì)和登記工作是，能準(zhǔn)確地把握檔案管理的基本數(shù)據(jù)，通過多種形式的登記和統(tǒng)計(jì)工作保持檔案管理秩序的平穩(wěn)。

二、課程內(nèi)容

檔案編研和統(tǒng)計(jì)登記是機(jī)構(gòu)檔案管理流程中的重要環(huán)節(jié)，也是決定檔案部門后期檔案管理能力的重要因素。檔案的編研是機(jī)構(gòu)秘書人員從檔案管理活動(dòng)中衍生出的一項(xiàng)特殊職能，這項(xiàng)工作目的在于將已歸檔保存的文件經(jīng)過進(jìn)一步分類和集合，使其真實(shí)地反映機(jī)構(gòu)發(fā)展變化的軌跡，并能為當(dāng)前各項(xiàng)活動(dòng)提供信息支撐和參考依據(jù)。因此熟練地編寫現(xiàn)行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，對(duì)于秘書人員來說是一項(xiàng)必備的能力。檔案統(tǒng)計(jì)和登記工作是反映機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀和維護(hù)正常檔案管理秩序的工作，準(zhǔn)確地把握檔案管理的基本數(shù)據(jù)，通過多種形式的登記和統(tǒng)計(jì)工作保持檔案管理秩序的平穩(wěn)是開展其他檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1. 識(shí)記：檔案編研、大事記、組織沿革、檔案統(tǒng)計(jì)的概念。

2. 領(lǐng)會(huì)：檔案編研的意義；

現(xiàn)行檔案文件匯編的編寫要求；

大事記的結(jié)構(gòu)；

組織沿革的結(jié)構(gòu)。

3. 掌握：檔案編研的主要內(nèi)容；

現(xiàn)行檔案文件匯編的特點(diǎn)；

現(xiàn)行檔案文件匯編的結(jié)構(gòu)；

大事記的種類；

組織沿革的形式；

組織沿革的體例；

檔案統(tǒng)計(jì)的步驟；

檔案利用效果登記簿。

第十章  電子文件管理

一、學(xué)習(xí)目的與要求

掌握國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）中電子文件的定義；掌握電子文件有與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的特點(diǎn)；了解按照不同的標(biāo)準(zhǔn)電子文件的不同類別。了解對(duì)電子文件的鑒定和歸檔方式；了解電子文件的保管和利用歸結(jié)起來主要是為了實(shí)現(xiàn)文件檔案的價(jià)值，更好的為社會(huì)服務(wù)。

二、課程內(nèi)容

現(xiàn)代信息技術(shù)深入到社會(huì)生活方方面面的同時(shí)衍生出大量的電子文件。自從電子文件這一事物出現(xiàn)之日起，一些機(jī)構(gòu)和學(xué)者都紛紛對(duì)其加以定義，形成了百花齊放、百家爭(zhēng)鳴的局面。目前，在我國(guó)來，最具影響力的定義出自國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）。電子文件有與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的特點(diǎn)，概括起來主要包括兩個(gè)方面的不同，一是形式方面，二是內(nèi)容方面。按照不同的標(biāo)準(zhǔn)電子文件有不同的類別。在鑒定方面，對(duì)電子文件主要進(jìn)行兩個(gè)層面的鑒定，包括內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定；電子文件的歸檔方式也有兩種，分為物理歸檔和邏輯歸檔。電子文件的保管和利用歸結(jié)起來主要是為了實(shí)現(xiàn)文件檔案的價(jià)值，更好的為社會(huì)服務(wù)。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：電子文件、文本文件、電子文件技術(shù)鑒定、雙套制的概念。

2. 領(lǐng)會(huì)：常用電子文件存儲(chǔ)格式；

電子文件的雙重鑒定；

電子文件內(nèi)容鑒定的步驟；

電子文件利用的特點(diǎn)；

電子文件在線利用的具體方式；

電子文件非在線利用的具體方法。

3. 掌握：電子文件的三要素；

電子文件處置工作的內(nèi)容；

電子文件技術(shù)鑒定的具體過程；

電子文件保管的特點(diǎn)；

對(duì)電子文件載體保護(hù)的具體措施；

電子文件信息保護(hù)的技術(shù)措施；

電子文件內(nèi)容信息保護(hù)的管理措施。

第十一章  企業(yè)文檔管理

一、學(xué)習(xí)目的與要求

了解企業(yè)文檔的基本構(gòu)成、特點(diǎn)和作用；掌握企業(yè)文檔工作的原則、任務(wù)和機(jī)構(gòu)人員；熟悉依據(jù)企業(yè)文檔相關(guān)法律法規(guī)對(duì)企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)；掌握企業(yè)文檔及其管理的特點(diǎn)、現(xiàn)狀以及文檔管理開展的規(guī)范等問題。

二、課程內(nèi)容

企業(yè)文檔是指企業(yè)在日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等管理活動(dòng)中形成并使用的各種文書及由這些文書轉(zhuǎn)變而來的檔案，是企業(yè)各類活動(dòng)的重要工具與真實(shí)記錄。本教材前面章節(jié)所介紹的文檔管理知識(shí)是針對(duì)所有社會(huì)組織的，自然也適用于企業(yè)。但考慮到企業(yè)文檔管理有著獨(dú)到的特色，而且秘書學(xué)專業(yè)的同學(xué)畢業(yè)后有相當(dāng)一部分進(jìn)入企業(yè)工作，從事企業(yè)文檔工作，所以特設(shè)企業(yè)文檔管理這一章。本章分析企業(yè)文檔的基本構(gòu)成、特點(diǎn)和作用，概述企業(yè)文檔工作的原則、任務(wù)和機(jī)構(gòu)人員，依據(jù)企業(yè)文檔相關(guān)法律法規(guī)對(duì)企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)予以闡述。中小企業(yè)（主要指民營(yíng)企業(yè)）與外資企業(yè)是我國(guó)改革開放以來的新生事物并已成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型中的重要部分，本章將探討這些企業(yè)文檔及其管理的特點(diǎn)、現(xiàn)狀以及文檔管理開展的規(guī)范等問題。在介紹企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，分別例舉實(shí)例說明中小企業(yè)和外資企業(yè)文檔的管理情況。

三、考核知識(shí)點(diǎn)和考核要求

1．識(shí)記：企業(yè)文檔、“三低一少”的概念。

2. 領(lǐng)會(huì)：企業(yè)文書工作的基本原則；

企業(yè)檔案人員的要求；

企業(yè)檔案信息提供利用時(shí)應(yīng)注意的問題；

選擇企業(yè)文檔管理軟件時(shí)通?？紤]的因素。

3. 掌握：企業(yè)文檔的作用；

企業(yè)檔案工作的基本原則；

大型企業(yè)文書工作機(jī)構(gòu)層次和人員分布組成；

企業(yè)文件材料歸檔的基本要求；

企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的形式；

企業(yè)文檔管理信息化的優(yōu)越性；

企業(yè)文檔管理信息化建設(shè)原則；

中小企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀與成因。

Ⅳ  關(guān)于大綱的說明與考核實(shí)施要求

一、自學(xué)考試大綱的目的和作用

本大綱是根據(jù)秘書學(xué)專業(yè)自學(xué)考試計(jì)劃的要求，結(jié)合文書檔案管理課程的特點(diǎn)而確定的。其目的是對(duì)個(gè)人自學(xué)、社會(huì)助學(xué)和考試命題進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)定。

本大綱明確了文書檔案管理課程學(xué)習(xí)的內(nèi)容以及深廣度，規(guī)定了文書檔案管理課程自學(xué)考試的范圍和標(biāo)準(zhǔn)。因此，它是編寫自學(xué)考試文書檔案管理課程輔導(dǎo)書的依據(jù)，是社會(huì)助學(xué)組織進(jìn)行自學(xué)輔導(dǎo)的依據(jù)，是自學(xué)者學(xué)習(xí)教材、掌握課程內(nèi)容知識(shí)范圍和程度的依據(jù)，也是進(jìn)行應(yīng)用文寫作課程自學(xué)考試命題的依據(jù)。

二、課程自學(xué)考試大綱與教材的關(guān)系

大綱是進(jìn)行學(xué)習(xí)和考核的依據(jù)，教材是學(xué)習(xí)掌握課程知識(shí)的基本內(nèi)容與范圍，教材的內(nèi)容是大綱所規(guī)定的課程知識(shí)和內(nèi)容的擴(kuò)展與發(fā)揮。大綱與教材所體現(xiàn)的課程內(nèi)容應(yīng)基本一致；大綱里面的課程內(nèi)容和考核知識(shí)點(diǎn)，教材里一般也要有。反過來教材里有的內(nèi)容，大綱里就不一定體現(xiàn)。

三、關(guān)于自學(xué)教材

《秘書文檔管理》，丁曉昌、楊劍宇總主編，丁曉昌主編；高等教育出版社，2011年8月第1版。

四、關(guān)于自學(xué)要求和自學(xué)方法的指導(dǎo)

應(yīng)考者在自學(xué)過程中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

1．學(xué)習(xí)前，應(yīng)仔細(xì)閱讀課程大綱的第一部分，了解課程的性質(zhì)、地位和任務(wù)，熟悉課程的基本要求以及本課程與有關(guān)課程的聯(lián)系，使以后的學(xué)習(xí)緊緊圍繞課程的基本要求。

2．在閱讀某一章教材內(nèi)容前，應(yīng)先認(rèn)真閱讀大綱中該章的考核知識(shí)點(diǎn)、自學(xué)要求和考核要求，注意對(duì)各知識(shí)點(diǎn)的能力層次要求，以便在閱讀教材時(shí)做到心中有數(shù)。

3．閱讀教材時(shí)，應(yīng)根據(jù)大綱要求，要逐段細(xì)讀，逐句推敲，集中精力，吃透每個(gè)知識(shí)點(diǎn)。

4．學(xué)完教材的每一章節(jié)內(nèi)容后，應(yīng)認(rèn)真練習(xí)，消化和鞏固所學(xué)的知識(shí)，增加分析問題、解決問題的能力。

5．認(rèn)真對(duì)待每一章節(jié)后所附思考題和案例分析。

五、對(duì)社會(huì)助學(xué)的要求

1．應(yīng)熟知考試大綱對(duì)課程所提出的總的要求和各章的知識(shí)點(diǎn)。

2．應(yīng)掌握各知識(shí)點(diǎn)要求達(dá)到的層次，并深刻理解各知識(shí)點(diǎn)的考核要求。

3．對(duì)應(yīng)考者進(jìn)行輔導(dǎo)時(shí)，應(yīng)以指定的教材為基礎(chǔ)，以考試大綱為依據(jù)，不要隨意增刪內(nèi)容，以免與考試大綱脫節(jié)。

4．輔導(dǎo)時(shí)應(yīng)對(duì)應(yīng)考者進(jìn)行學(xué)習(xí)方法的指導(dǎo)，提倡應(yīng)考者“認(rèn)真閱讀教材，刻苦鉆研教材，主動(dòng)提出問題，依靠自己學(xué)懂，用于社會(huì)實(shí)踐”的學(xué)習(xí)方法。

5．輔導(dǎo)時(shí)要注意基礎(chǔ)、突出重點(diǎn)，要幫助應(yīng)考者對(duì)課程內(nèi)容建立一個(gè)整體的概念，對(duì)應(yīng)考者提出的問題，應(yīng)以啟發(fā)引導(dǎo)為主。對(duì)文體寫作知識(shí)，應(yīng)重點(diǎn)幫助應(yīng)考者理解文種的特殊要求和相近文種之間的差異。

6．注意對(duì)應(yīng)考者能力的培養(yǎng)，特別是自學(xué)能力的培養(yǎng)，要引導(dǎo)應(yīng)考者逐步學(xué)會(huì)獨(dú)立學(xué)習(xí)，在自學(xué)過程中善于提出問題、分析問題和解決問題，將學(xué)到的知識(shí)用于社會(huì)實(shí)踐。

7．要使應(yīng)考者了解試題難易與能力層次高低兩者不完全是一回事，在各個(gè)能力層次中都存在著不同難度的試題。

六、對(duì)考核內(nèi)容的說明

1. 本課程要求考生學(xué)習(xí)和掌握的知識(shí)點(diǎn)內(nèi)容都作為考核的內(nèi)容。課程中各章的內(nèi)容均由若干知識(shí)點(diǎn)組成，在自學(xué)考試中成為考核知識(shí)點(diǎn)。因此，課程自學(xué)考試大綱中所規(guī)定的考試內(nèi)容是以分解為考核知識(shí)點(diǎn)的方式給出的。由于各知識(shí)點(diǎn)在課程中的地位、作用以及知識(shí)自身的特點(diǎn)不同，將對(duì)各知識(shí)點(diǎn)分別按三個(gè)認(rèn)知（或叫能力）層次確定其考核要求。

2. 在考試之日起6個(gè)月前，由全國(guó)人民代表大會(huì)和國(guó)務(wù)院頒布或修訂的法律、法規(guī)都將列入相應(yīng)課程的考試范圍。凡大綱、教材內(nèi)容與現(xiàn)行法律、法規(guī)不符的，應(yīng)以現(xiàn)行法律法規(guī)為準(zhǔn)。

3. 按照重要性程度不同，考核內(nèi)容分為重點(diǎn)內(nèi)容、次重點(diǎn)內(nèi)容、一般內(nèi)容，在本課程試卷中對(duì)不同考核內(nèi)容要求的分?jǐn)?shù)比例大致為：重點(diǎn)內(nèi)容占60%，次重點(diǎn)內(nèi)容占30%，一般內(nèi)容占10%。

七、關(guān)于命題和考試的若干規(guī)定

1．本大綱各章所提到的考核要求中，各條細(xì)目都是考試的內(nèi)容，試題覆蓋到章，適當(dāng)突出重點(diǎn)章節(jié)，加大重點(diǎn)內(nèi)容的覆蓋密度。

2．試卷對(duì)不同能力層次要求的試題所占的比例大致是：“記憶能力層次”20%，“理解能力層次”40%，“實(shí)踐能力層次”為40%。

3．試題難易程度要合理，可分為四檔：易、較易、較難、難，這四檔在各份試卷中所占的比例約為2：3：3：2。

4．本課程考試試卷可能采用的題型有：?jiǎn)雾?xiàng)選擇題、多項(xiàng)選擇題、填空題、名詞解釋、簡(jiǎn)答題、實(shí)務(wù)操作、案例分析等類型（見附錄題型示例）。

5．考試方式為閉卷筆試，考試時(shí)間為150分鐘，以自學(xué)考試主管行政機(jī)關(guān)公布的時(shí)間為準(zhǔn)。試題量應(yīng)以中等水平的應(yīng)考者能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)答完全部試題為度。

6．評(píng)分采用百分制，60分為及格。

在命題工作中必須按照本課程大綱中所規(guī)定的題型命制，考試試卷使用的題型可以略少，但不能超出本課程對(duì)題型的規(guī)定。

附錄  題型舉例

一、單項(xiàng)選擇題（下列四個(gè)備選答案中只有一個(gè)是正確的，請(qǐng)選出正確的答案，并將其代碼寫在題干后面的括號(hào)內(nèi)。）

最早提出“文件生命周期”概念的學(xué)者是（    ）

A. 美國(guó)學(xué)者菲利普·布魯克斯         B. 英國(guó)學(xué)者羅吉爾·艾利斯

C. 美國(guó)學(xué)者詹姆斯·B·羅茲          D. 中國(guó)學(xué)者陳兆祦

參考答案：  A

二、多項(xiàng)選擇題（下列五個(gè)備選答案中有2至5個(gè)是正確的，請(qǐng)選出正確答案，并將其代碼寫在題干后面的括號(hào)內(nèi)，多選、少選、錯(cuò)選均不得分。）

檔案工作的“三性”分別是指（    ）（    ）（    ）（    ）（    ）

A．管理性    B．保密性    C．服務(wù)性    D．政治性    E．程序性

參考答案：  ACD

三、填空題

“文書”一詞最早出現(xiàn)于西漢司馬遷的《              》中。

參考答案：    史記

四、名詞解釋

交擬

參考答案：

是組織的負(fù)責(zé)人將擬稿任務(wù)交給起草人員的辦文環(huán)節(jié)，是文件制作的起點(diǎn)。

五、簡(jiǎn)答題

簡(jiǎn)述閱文室的作用。

參考答案：

⑴便于領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員安排閱讀時(shí)間；

⑵提高文件周轉(zhuǎn)速度；

⑶有利于文件的安全和保密；

⑷有利于提高文書工作效率。

六、實(shí)務(wù)操作題

請(qǐng)將下列文件立為四卷，立檔單位為B市人民政府，并說明所使用的立卷特征。

⑴A市B區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的調(diào)查報(bào)告

⑵合作開發(fā)紅星灣問題的意向書

⑶A市二○○○年災(zāi)情通報(bào)

⑷A市二○○○年五一勞動(dòng)模范評(píng)定辦法

⑸A市B區(qū)經(jīng)濟(jì)總體運(yùn)行態(tài)勢(shì)的預(yù)測(cè)報(bào)告

⑹A市關(guān)于表彰二○○○年先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人的決定

⑺A市人民政府關(guān)于表彰抗洪搶險(xiǎn)先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人的決定

⑻C市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給A市的復(fù)函

⑼A市二○○○年先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人選送程序

⑽A市人民政府關(guān)于發(fā)放救災(zāi)物資的辦公會(huì)議紀(jì)要

⑾A市B區(qū)財(cái)政狀況分析報(bào)告

⑿A市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給C市的函

參考答案：

第一卷：⑴⑸⑾，責(zé)任者特征；

第二卷：⑵⑻⑿，問題特征；

第三卷：⑶⑽，問題特征；

第四卷：⑷⑹⑺⑼，問題特征。

七、案例分析題

材料：

某機(jī)關(guān)辦公室一年工作結(jié)束之際形成了一批當(dāng)年的文件，辦公室主任將這批文件的整理歸檔工作交由新來的秘書去做。秘書花了一周的時(shí)間將所有文件按文書整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并趕在年底前將案卷送到機(jī)關(guān)檔案室準(zhǔn)備移交。但送去的所有案卷均被檔案部門退了回來，理由是不符合檔案整理與歸檔的要求。

問題：分析這位秘書工作失敗的原因和問題所在。

參考答案：

⑴該秘書工作失敗原因是不了解歸檔制度的相關(guān)內(nèi)容，沒有按照歸檔制度的要求整理和歸檔文件。

⑵問題至少有以下兩個(gè)方面：一是程序不當(dāng)。機(jī)關(guān)在平時(shí)工作中形成的文件材料，在辦理完畢后，應(yīng)該隨時(shí)放入事先編制好的類目?jī)?nèi)，也即平時(shí)歸卷，而不應(yīng)該年終集中立卷；二是歸檔時(shí)間不當(dāng)。根據(jù)歸檔制度的要求，一般應(yīng)在次年上半年對(duì)上一年的文件整理歸檔，而不是當(dāng)年年底。

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