PMP^®考前沖刺：責任分配矩陣、團隊建設與管理

項目資源管理

項目資源管理是指定義如何估算、獲取、管理和利用團隊以及實物資源的過程。

本過程的主要作用是根據(jù)項目類型和復雜程度確定適用于項目資源的管理方法和管理程度。

步驟一：規(guī)劃資源管理

規(guī)劃資源管理有三種類型組織理論需要大家辨析

①層級型：用于表示高層級的角色

譬如工作分解結構(WBS)和組織分解結構(OBS)

②責任分配矩陣RAM：用來展示項目資源在各個工作包中的任務分配。

譬如RACI(執(zhí)行、負責、咨詢、知情)矩陣

③文本型：用來詳細描述團隊成員的工作職責，譬如角色-職責-職權等內容。

步驟二：估算活動資源

估算活動資源是估算執(zhí)行項目所需的團隊資源及材料、設備和用品的類型和數(shù)量的過程。

本過程的主要作用是明確完成項目所需的資源種類、數(shù)量和特性。本過程應根據(jù)需要在整個項目期間定期開展。

考點：資源日歷VS項目日歷

項目日歷：編排開展計劃活動的工作日或輪流班次，以及不開展計劃活動的非工作日的日歷。項目日歷影響到所有的活動。

資源日歷：規(guī)定了在項目期間確定的團隊和實物資源何時可用，可以使用多久。

步驟三：獲取資源

獲取資源是獲取項目所需的團隊成員、設施、設備、材料、用品和其他資源的過程。本過程的主要作用是概述和指導資源的選擇，并將其分配給相應的活動。項目所需資源可能來自項目執(zhí)行組織的內部或外部。

內部資源由職能經(jīng)理或資源經(jīng)理負責獲取(分配)

外部資源則是通過采購過程獲得。

步驟四：建設團隊

建設團隊是提高工作能力，促進團隊成員互動，改善團隊整體氛圍，以提高項目績效的過程。

主要作用是改進團隊協(xié)作、增強人際關系技能、激勵員工、減少摩擦以及提升整體項目績效。

考點：團隊建設五階段

團隊建設的五個階段中，項目經(jīng)理都要發(fā)揮不同的職能，在形成階段和震蕩階段，項目經(jīng)理需要多多發(fā)揮牽頭作用，引領指導團隊開展工作，在團隊進入規(guī)范期、成熟期后，要鼓勵團隊發(fā)揮內驅力，進入授權階段。

考點：團隊沖突管理

在遇到團隊沖突的題目時，大家可以根據(jù)關鍵詞快速定位到解決辦法，其中合作/解決問題是比較常見的答案，在沒有其它合適的解決辦法中，成為首要考慮的選項。

步驟五：管理團隊

管理團隊是跟蹤團隊成員工作表現(xiàn)，提供反饋，解決問題并管理團隊變更，以優(yōu)化項目績效的過程。

管理團隊過程中要關注團隊資源。包括(但不限于)

①促進團隊協(xié)作，創(chuàng)建高效團隊

②團隊管理(運用溝通、沖突管理、談判、領導技能)

③分配有挑戰(zhàn)性的任務，表彰優(yōu)秀績效

④監(jiān)督團隊成員完成工作的意愿和能力，提供指導與支持。

步驟六：控制資源

控制資源是確保按計劃為項目分配實物資源，以及根據(jù)資源使用計劃監(jiān)督資源實際使用情況，并采取必要糾正措施的過程。本過程的主要作用是確保所分配的資源適時適地可用于項目，在不再需要時被釋放。

控制資源的過程中需要關注四點內容

①監(jiān)督資源支出、缺乏、剩余情況

②確保按計劃使用和釋放資源

③在出現(xiàn)資源相關問題時通知相應的相關方

④對資源變更進行管理