pmo作為傳說中的部門，企業(yè)如何從0-1建立？

一、本期案例

受診人：PMO成員

背景：我即將以PMO的崗位新入職一家公司，規(guī)模300人左右。公司有自己的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和外包團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目之間相互關(guān)聯(lián)但項(xiàng)目經(jīng)理之間的協(xié)作不夠，只能根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理上報(bào)信息來了解進(jìn)度，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行情況無法落實(shí)，取決于項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人的責(zé)任感，所以經(jīng)常發(fā)生需求重復(fù)、項(xiàng)目延期的情況?，F(xiàn)在部門負(fù)責(zé)人想建立一套完整的體系對(duì)部門的所有項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌管理，同時(shí)落實(shí)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況(即建立PMO)。

困惑：請(qǐng)問該怎么在公司建立PMO組織?建立pmo需要具備什么樣的條件?

二、主治醫(yī)師

01

對(duì)于本期案例，結(jié)合我所在公司PMO組織以及目前項(xiàng)目環(huán)境，我主要從目前存在的問題、PMO組織的作用、如何從0到1以及PMO資質(zhì)幾個(gè)方面淺談個(gè)人理解：

一、現(xiàn)狀分析

各項(xiàng)目經(jīng)理以實(shí)現(xiàn)責(zé)任內(nèi)項(xiàng)目目標(biāo)為首要任務(wù)，憑借個(gè)人責(zé)任心、使命感等實(shí)施項(xiàng)目管控工作，缺少整體戰(zhàn)略意識(shí)及更高層級(jí)的統(tǒng)籌管理。故本案例中個(gè)人認(rèn)為主要矛盾可以初步定義為項(xiàng)目集中未建立標(biāo)準(zhǔn)化流程、缺少整體管控而導(dǎo)致以下問題：

1：項(xiàng)目工作無法落實(shí);

2：項(xiàng)目間協(xié)作效率低;

3：項(xiàng)目績(jī)效頻繁失控;

諸如以上問題，建立PMO組織確為一種有效的解決方案。

二、PMO作用

針對(duì)本案例的情況，PMO組織“有話說”：

1：項(xiàng)目工作無法落實(shí)?PMO組織成立后：“我們將結(jié)合公司情況、項(xiàng)目特點(diǎn)等因素制定標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目管理辦法并開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作。做到標(biāo)準(zhǔn)先行、落實(shí)項(xiàng)目管理相關(guān)工作?！?/p>

2：項(xiàng)目間協(xié)作效率低?PMO組織成立后：“我們將歸集公司組織過程資產(chǎn)并統(tǒng)一出口，制定并落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)流程及協(xié)同機(jī)制，提升項(xiàng)目間協(xié)作效率。項(xiàng)目經(jīng)理可以于自己所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目中投入更多精力”;

3：項(xiàng)目績(jī)效頻繁失控?PMO組織成立后：“我們將根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)層意見制定并落實(shí)項(xiàng)目績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，依托于標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目管理辦法執(zhí)行監(jiān)控、檢查、預(yù)警、匯報(bào)等工作。我們不談責(zé)任心、不談感情，我們只談成績(jī)與理想。”

總而言之，從管理層面PMO將做好整體管控工作，從項(xiàng)目層面PMO將做好支持輔助工作。

三、從0到1

目前我所在公司內(nèi)PMO組織主要負(fù)責(zé)提供項(xiàng)目所需標(biāo)準(zhǔn)化模板、項(xiàng)目管理規(guī)定的宣貫培訓(xùn)、定期執(zhí)行一體化檢查并評(píng)估項(xiàng)目績(jī)效等工作。

對(duì)于新成立PMO組織應(yīng)該如何完成從0到1的過程呢?PMO組織應(yīng)能夠落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)要求同時(shí)為項(xiàng)目提供支持與幫助，所以初始階段應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)層的期望，按需熟悉各項(xiàng)目情況(包括但不限于：項(xiàng)目的目標(biāo)、項(xiàng)目的狀態(tài)、存在的問題等)。

作為一個(gè)承上啟下的組織，前期的融入工作很重要。盡可能的為各項(xiàng)目提供幫助從而獲得項(xiàng)目經(jīng)理們的認(rèn)可，切勿因?yàn)镻MO組織的加入而給各項(xiàng)目增加工作量。便于工作的逐步開展，個(gè)人認(rèn)為可通過“參與其中→協(xié)助支撐→制定標(biāo)準(zhǔn)→實(shí)施管控→獲取權(quán)利…”過程穩(wěn)中求勝：

初來乍到、參與其中：了解公司組織架構(gòu)及發(fā)展趨勢(shì)、了解項(xiàng)目特點(diǎn)及存在問題;

投石問路、協(xié)助支撐：從項(xiàng)目管理方面提供輔助支撐工作、對(duì)項(xiàng)目中問題提出合理的解決建議;

準(zhǔn)備就緒、制定標(biāo)準(zhǔn)：開展現(xiàn)狀的歸納總結(jié)、已有資產(chǎn)的歸集，結(jié)合組織環(huán)境及項(xiàng)目特點(diǎn)等建立

標(biāo)準(zhǔn)體系;

大刀闊斧、實(shí)施管控：依托于標(biāo)準(zhǔn)體系嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目管控工作，于領(lǐng)導(dǎo)層與項(xiàng)目經(jīng)理層面起到良好的“中臺(tái)”作用。以提升項(xiàng)目績(jī)效，為公司利益添磚加瓦;

百年大計(jì)、獲取權(quán)利：結(jié)合組織需求，如果需要更好的發(fā)揮PMO組織的作用，賦予權(quán)利擴(kuò)大職責(zé)范圍是必要條件。

四、資質(zhì)條件

綜上內(nèi)容個(gè)人認(rèn)為PMO角色常用：標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目管理知識(shí)儲(chǔ)備、豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)積累、較強(qiáng)的邏輯思維與問題處理能力。除基本要求以外當(dāng)然還要看組織的具體要求了，畢竟市場(chǎng)那么大，終歸各有所需嘛。

以上內(nèi)容即對(duì)本次案例的個(gè)人理解。

五、疑難雜癥

思考本案例的同時(shí)也有一些新問題尚未得解：

1：什么樣的組織架構(gòu)中PMO有存在的必要性?

2：PMO如何適應(yīng)職能型、矩陣型等不同的組織架構(gòu)?

02

hello 大家好，首先介紹下自己：

我所在公司主要從事國際EPC電力建設(shè)，公司現(xiàn)在有在建項(xiàng)目20余個(gè)。業(yè)務(wù)分部在南亞，東南亞，中東，北非區(qū)域。我在某國外項(xiàng)目部從事項(xiàng)目管理工作。公司國內(nèi)總部、迪拜區(qū)域分均有PMO。各個(gè)項(xiàng)目為強(qiáng)矩陣組織，基本偏向于項(xiàng)目型組織，項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力較大。

下面是我根據(jù)自己的工作經(jīng)歷寫的一些拙見：

1、建立PMO的條件。首先是公司要有一定的規(guī)模。

公司人員在300人左右，而且有外包團(tuán)隊(duì)，各個(gè)職能部門都應(yīng)該比較齊全。而且同時(shí)執(zhí)行的項(xiàng)目也不少，為了更好的對(duì)各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行管理，有必要建立PMO。

再次是得符合公司戰(zhàn)略發(fā)展需要。以我司為例：我所在公司由之前的安裝公司轉(zhuǎn)型至EPC總承包商，業(yè)務(wù)范圍由國內(nèi)轉(zhuǎn)至國外，原來的由人管理公司、項(xiàng)目已經(jīng)不適合公司發(fā)展，所以成立PMO以及建立新版的體系，對(duì)標(biāo)歐美公司(GE,西門子)。這一改變使得公司這幾年的發(fā)展更為迅速，在國際市場(chǎng)站穩(wěn)了腳跟。

2、PMO建立需要公司高層牽頭建立。

我認(rèn)為建立PMO需要得到公司高層的支持，甚至需要高層來擔(dān)任PMO一把手。我所在的公司在2013年進(jìn)行職能改革并建立PMO，一把手是公司副總，這樣PMO才能管理并能安排總部各個(gè)職能部室(設(shè)計(jì)-設(shè)備采購-施工-調(diào)試-運(yùn)行-售后)的工作，以支持各個(gè)國內(nèi)外項(xiàng)目。

3、確認(rèn)公司PMO的類型、職責(zé)范圍。

PMO是對(duì)項(xiàng)目相關(guān)的治理過程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并促進(jìn)資源、方法論、工具和技術(shù)共享的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)。根據(jù)題主提供的情況，PMO想要了解各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度，加強(qiáng)各個(gè)項(xiàng)目之間的協(xié)作，優(yōu)化資源配置。我認(rèn)為此公司PMO應(yīng)該以控制型為主。我司的PMO主要以監(jiān)控為主、支持性為輔。

4、編制PMO的組織機(jī)構(gòu)及崗位職責(zé)。

公司人數(shù)300人，規(guī)模不小，應(yīng)該建立PMO的組織機(jī)構(gòu)，明確各個(gè)崗位職責(zé)。甚至需要調(diào)整各個(gè)職能部室的組織機(jī)構(gòu)及部分職責(zé)。比如PMO設(shè)立PMO經(jīng)理，下設(shè)副經(jīng)理，各個(gè)項(xiàng)目對(duì)口負(fù)責(zé)人，計(jì)劃工程師等崗位。

以我司為例，國內(nèi)總部設(shè)立PMO，協(xié)管全球項(xiàng)目，迪拜區(qū)域PMO管理中東北非區(qū)域項(xiàng)目(可理解為項(xiàng)目組合或者項(xiàng)目集)，印度區(qū)域PMO管理南亞，東南亞項(xiàng)目。在某個(gè)項(xiàng)目比較多的話，可成立國別PMO。比如沙特阿拉伯國內(nèi)有好5個(gè)項(xiàng)目(可理解為項(xiàng)目集)，設(shè)立一個(gè)專職或兼職的PMO經(jīng)理，協(xié)調(diào)管理沙特的項(xiàng)目。當(dāng)然題主公司可只建立一個(gè)PMO，統(tǒng)一管理所有項(xiàng)目。

5、 PMO如何運(yùn)作-建立工作體系或流程。

建立工作體系的前提是要梳理出PMO的工作流程。我還是以我公司為例，大體的流程如下：

由市場(chǎng)部簽訂EPC合同---PMO接收合同，任命項(xiàng)目經(jīng)理，成立項(xiàng)目部---PMO及項(xiàng)目經(jīng)理組織各個(gè)部室分解合同—由EPCO各個(gè)部室建立任務(wù)包(WBS)—結(jié)合任務(wù)包，建立掙值基準(zhǔn)---項(xiàng)目經(jīng)理組建團(tuán)隊(duì)，執(zhí)行項(xiàng)目—驗(yàn)收—關(guān)閉合同。

有了整體的工作流程，就可以編制每個(gè)階段PMO的工作流程。比如：合同交接/變更管理流程，任務(wù)包管理流程，進(jìn)度考核管理流程等等。

小結(jié)：在公司高層的支持下，明確了部門職責(zé)，建立了體系文件，PMO可達(dá)到對(duì)項(xiàng)目的全面監(jiān)管(重點(diǎn)監(jiān)管任務(wù)包完成情況以及掙值曲線)，并且能很好的做好資源整合。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行，并定期通過周報(bào)、月報(bào)的形式匯報(bào)執(zhí)行情況，如遇到超出項(xiàng)目經(jīng)理能力范圍外的問題，由PMO統(tǒng)一組織解決。

03

/ 我有話說 /

slinker-成都–醫(yī)療：

“PMO我們公司也正在組建，但是支撐力度不大，感覺就是統(tǒng)一模板，收資料的，然后報(bào)財(cái)務(wù)算項(xiàng)目獎(jiǎng)金"。

危笑—成都—IT：

"其實(shí)反過來想PMO也挺難的，資源都在各個(gè)部門手中，PMO沒啥實(shí)權(quán)，要錢沒錢，要人沒人，只負(fù)責(zé)推一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度。(我司是這樣的)”

深圳-張嘉鵬-IT：

”結(jié)合我們小公司經(jīng)歷拋磚引玉哈1.熟悉各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展及規(guī)劃，對(duì)公司整體項(xiàng)目情況有一個(gè)清晰的了解2.加入項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目進(jìn)度推動(dòng)情況考核標(biāo)準(zhǔn)及激勵(lì)方案，最好有量化的指標(biāo)3.項(xiàng)目資源分配與項(xiàng)目進(jìn)度及開展情況相掛鉤4.建立每日站會(huì)周報(bào)機(jī)制，匯報(bào)上周/昨天完成了什么，今天/下周計(jì)劃完成什么，當(dāng)前存在哪些問題，需要哪些職能部門協(xié)助解決，解決進(jìn)度如何?！?/p>

牧云一成都-互聯(lián)網(wǎng)：

“先拋磚引個(gè)玉，別一來就搞PMO，感覺多加了一層被監(jiān)管一樣。先當(dāng)好服務(wù)員，整理需求，分析矛盾，爭(zhēng)取權(quán)利，培養(yǎng)心腹?！?/p>

三、討論內(nèi)容整理

[以上關(guān)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的內(nèi)容都來自于希賽「PM創(chuàng)造營」「PM創(chuàng)造二營」群內(nèi)話題討論，由@小M妹妹 妹妹整理，由以下小伙伴分享完成@江陽-成都-汽車制造@whuer–成都–導(dǎo)航定位@陳新府--西安--IT@kaly-上海-軟件@深圳-山水-制造業(yè)@胖子-深圳-信息安全、通信工程@山東-阿飛-IT@小雨-北京-AI@王金陽?杭州?IT@王金陽?杭州?IT@大樹-東莞-互聯(lián)網(wǎng)@蘇裕輝-佛山-軟件@我—上海—IT@?佚名氏?-上海-IT@艾吖-西安-制造@自由賢惠的石頭-成都-資金管理@張艷萍-長春-IT@天涯-海南-地產(chǎn)@追星騎士-深圳-運(yùn)維IT@Will-上海-房地產(chǎn)@云淡風(fēng)清-大連-電控@Jack-南京-it