因疫情而造成項目延期，項目經(jīng)理應該怎么補救？

一、本期話題

如果因為疫情而造成項目延期，項目經(jīng)理應該怎么補救?

項目上可以采取了哪些措施來最大程度減輕疫情造成的影響?

二、嘉賓分享

01

質(zhì)量管理系統(tǒng)QMS+馮瀟霖：

疫情是否屬于不可抗力需要結合實際情況確定。

本次“新冠疫情”起迅速爆發(fā)，具有突發(fā)性，一般公眾無法預見，且疫情爆發(fā)至今尚無有效治愈方法，一般公眾亦不能避免?？梢钥闯?，“新冠疫情”已符合不可抗力認定原則的兩項，只有在“不能克服”方面存在不確定性。

【法律依據(jù)】

我國《民法總則》第180條及《合同法》第117條的規(guī)定，我們可以明確，不可抗力是指不能預見、不能避免并不能克服的客觀情況。且實踐與理論的主流觀點認為，這種客觀情況是包括自然災害、政府行為及社會異常事件的。舉例而言，如地震、火山爆發(fā)、滑坡、泥石流、雪崩、洪水、海嘯、臺風等自然現(xiàn)象，再如政府頒發(fā)新的政策、法律和行政法規(guī)等政府行為，或戰(zhàn)爭、罷工、騷亂、恐怖行動、傳染性疾病等社會異常事件。

本次疫情的風險是突然的，對項目經(jīng)理來說項目中有風險常態(tài)，只是分為已知風險與未知風險而已，我手里的項目屬于項目型組織，2019年年末開工，2020年1月份剛完成調(diào)研，計劃的是年后開發(fā)人員入場到客戶現(xiàn)場駐場開發(fā)，因為遇到疫情，我們都轉為遠程開發(fā)了，在復工第1天，已協(xié)同IT部門配置了相關的VPN、服務器訪問權限，數(shù)據(jù)庫服務器采用公司服務器公網(wǎng)遠程，需求文檔采用WPS進行版本共享，與日常不同就是團隊溝通占用了一大部分時間，也期待大家能分享提高效率的改進方法。

一、疫情期間：

1、首先第一時間審查合同中是否包含因不可抗拒引起地延誤不作為違約責任;

2、與甲方、公司內(nèi)部主要干系人溝通，更新項目計劃，給雙方領導、干系人一個信心，并了解客戶的想法以便修正后續(xù)項目交付計劃;

3、項目團隊成員反饋身體健康，做好內(nèi)部風險應對;

4、可以組織內(nèi)部培訓、交流，為后期復工打好基礎。

5、對于可以遠程辦公的，在無法正常復工時刻起通過虛擬團隊，實現(xiàn)遠程辦公，做好復工準備;

在遠程辦公期間，

確保工作環(huán)境安靜，盡量離開床，以效率為準;

確保數(shù)據(jù)訪問安全，以防數(shù)據(jù)泄露或感染病毒，如使用公司內(nèi)部VPN，服務器訪問權限;

采用辦公協(xié)同軟件，確保需求文檔等其他文檔版本一致，團隊成員理解不會出現(xiàn)偏差;

項目經(jīng)理做好項目組成員每日工作分配，日總結，成員以自覺交付為原則，保證大家都在一個頻道，不要出現(xiàn)內(nèi)部溝通不暢。

那么問題來了，我們怎樣才能做到良好有效的溝通?

二、復工期間：

1、繼續(xù)做好疫情防范，如辦公室消毒等;

2、組織會議，匯報項目組成員健康、項目后續(xù)計劃，關鍵里程碑預期交付時間點;

3、采取常規(guī)手段，如：趕工、增加資源，確保關鍵里程碑按期交付;

最后，祝大家身體健康，疫情早日結束，項目都能按期驗收。

02

啊潮-廣州-互聯(lián)網(wǎng)：

大家好，我是啊潮，做了5年旅游業(yè)務系統(tǒng)開發(fā)工作，期間也做了不少的項目管理工作，基于本次話題，發(fā)表下我的建議，希望給大家一些好的幫助。

補救措施上，對于項目經(jīng)理一般會從以下幾點入手：

1、 首先會考慮目前項目進度，思考造成疫情中阻礙開展的各個環(huán)節(jié);

2、 然后向各個環(huán)節(jié)相關人員收集阻礙原因進行匯總做到心中有數(shù)后，再跟小伙伴討論下補救措施，得到延期的時間(附加緩沖時間);

3、 若需要到公司提供協(xié)助資源的話，再在工作匯報中同時提出資源協(xié)助，不然公司不批還鬧了個不干正事的罪名。

基于疫情，大家出行都受到大大阻礙，對于項目的臨時性來說，拖得越久越麻煩，如果真正等到疫情過后再開始搞得話，可能已經(jīng)黃了，當務之急是讓大家安靜下來，把力氣盡量放到項目上，盡快交付，避免多生事端。

對于必須到場實施進行的項目，溝通阻礙不大，最需要保證的是口罩、消毒水、能夠及時送到醫(yī)院的車輛、以及定時量體溫這些防護設施，從而降低因為出現(xiàn)特殊癥狀而整個項目組被強制隔離的悲劇，其二是實施項目材料、器材、人員是否足夠支撐項目開展。

對于可以在線辦公的項目，需要建立一個高效的辦公機制，建議項目經(jīng)理定好每日的工作目標，這樣子也不用要自己親自監(jiān)督成員是否偷懶，讓成員有種沒被信任的感覺。其次每天早上可以有個早會匯報情況，及時發(fā)現(xiàn)阻礙并解決問題，溝通方式以文字為主，文字盡量造到簡練，避免誤解。

對于延期的項目來說，還需要盡早估算完工時間，以明確項目還有沒繼續(xù)進行的必要，避免因項目失去意義而造成的虧損。

03

cecilia：

武漢發(fā)生新型冠狀病毒感染肺炎疫情，并借春節(jié)的大規(guī)模人口流動迅速蔓延至全國。為阻斷疫情傳播，保護人民的生命健康，國務院發(fā)布《關于延長2020年春節(jié)假期的通知》，同時部分省市的人民政府和地方建設主管部門根據(jù)當?shù)匾咔榈那闆r發(fā)文要求工地延遲開工，具體復工時間另行通知，在通知之前不得擅自開工。

像這樣的突發(fā)疫情屬于不可抗力因素。根據(jù)《合同法》和《民法總則》的規(guī)定，不可抗力均為免責事由，在法律無另行規(guī)定的情況下，承包人因不可抗力造成工期延誤等違約后果的，通常不需要承擔民事責任。

雖然是因疫情造成的項目延期，但是項目經(jīng)理仍要承擔起責任去補救，否則客戶肯定得抓狂。項目經(jīng)理應該怎么補救？項目上可以采取了哪些措施來最大程度減輕疫情造成的影響?

首先，項目經(jīng)理和客戶溝通要真誠及時

項目經(jīng)理應及時向發(fā)包人發(fā)出書面通知，說明不可抗力和受阻礙的詳細情況，并提供必要的證明。在疫情的特殊情況下，項目延期其實是可以被理解的?？蛻艨梢越邮苎悠?，但不可以接受遙遙無期。良好的合作基礎是充分的溝通。在這種情況下更是如此。及時的溝通可以始終讓客戶和自己站在一起。同時溝通也要講究方式方法，只說壞消息也會讓客戶崩潰，一定要給出明確的時間節(jié)點和解決方案，讓客戶心中有數(shù)。

其次，項目經(jīng)理與客戶協(xié)商從需求上調(diào)整

在這種非常時期，明確項目進度之后，要重新安排優(yōu)先級。這時候就需要你對客戶/用戶的需求做出判斷：客戶/用戶最想在這個版本看到什么?最想體驗哪些功能?等等。明確這些問題的答案之后，就可以重新排定需求優(yōu)先級，用剩下的時間全力去滿足客戶最關心的功能點需求。

如果客戶不同意，就要明確說明完成全部需求的時間節(jié)點會往后延多少。

第三，提出項目變更申請

對疫情導致的人員傷亡、財產(chǎn)損失、費用增加和(或)工期延誤等后果和損失進行合理分擔，就項目的實際情況，提出進度，費用等項目變更申請。梳理現(xiàn)有項目情況，做好證據(jù)收集整理。

第四，制定合理復工計劃

書面通知并要求各方對工程現(xiàn)有工程實際情況，在復工后制定合理的進度計劃，爭取盡早竣工驗收，避免損失進一步擴大。找出關鍵路徑，不斷優(yōu)化資源分配?？紤]重新分配資源了，把有限的資源運用到最重要的環(huán)節(jié)，而有些不太緊急的工作，可以適當延期進行。如果時間緊急，甚至可以考慮替代，加入有能力的新成員代替項目現(xiàn)有成員，以達到資源最優(yōu)的使用。積極趕工，加班加點。如果項目差不多接近尾聲，為了保證項目如期完成，加班是不得不采取的措施，也是擇優(yōu)的辦法。要反復檢查確定項目工期是否合理安排，保證項目按照正確的順序完成，否則會導致項目延期。同時，檢查過程中還可以確定哪些工作是可以縮短工期的，采取不同的方法來完成同樣的工作以達到縮短工期的目的。

第五，必要時尋求法律服務支持。及時與法律專業(yè)人士保持聯(lián)系和溝通，積極協(xié)商處理因受疫情影響的合同履行。如有法律方面相關疑問，及時咨詢聽取專業(yè)的法律意見和建議。

身為項目經(jīng)理，除了在項目計劃的時候，預留一定的資金和時間去應對風險外，難免會遇到一些沒有預估的困難影響項目進度，所以及時了解原因，總結經(jīng)驗，努力補救，盡可能的讓項目回到預定時間軌道中來。

04

/ 我有話說 /

SFDC-長沙-客戶管理：

“這種情況屬于不可抗力因素，相信甲方是能夠理解的，雙方應該協(xié)調(diào)溝通，調(diào)整計劃和方案最大程度的降低對項目的影響?！?/p>

Soda-寧波-汽車：

“內(nèi)部給項目分級，優(yōu)先把資源給到重要的項目，次要的延期就延了跟客戶說不可抗力，放棄掉。

重要項目與內(nèi)部團隊確認供應商、團隊成員返工進度，確認追趕方案和相關的可申請內(nèi)部資源

在獲得可申請資源后，重新排期。之后就是跟boss，客戶有理有據(jù)的匯報了?！?/p>

WJ-深圳-金融科技：

“第一：評估導致延期因素、延期周期。

第二：與相關方進行溝通，導致延期是不可抗因素，獲取相關方的同意。

第三：調(diào)整計劃、記錄風險，對新的計劃、風險進行跟進”

凳子-廣州：

“我覺得，疫情是一個是一個已知且不可抗逆的情況，建議從兩個方面著手：1.組建虛擬團隊，啟動視頻模式工作模式，其實現(xiàn)在有很多軟件是可以支撐著我們視頻模式工作的;2.根據(jù)視頻開展工作的進度，再次評估若要交付的話，需要延遲多少天，是否可通過加班，或者調(diào)整項目計劃措施”