因疫情而造成項(xiàng)目延期，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該怎么補(bǔ)救？

一、本期話(huà)題

如果因?yàn)橐咔槎斐身?xiàng)目延期，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該怎么補(bǔ)救?

項(xiàng)目上可以采取了哪些措施來(lái)最大程度減輕疫情造成的影響?

二、嘉賓分享

01

質(zhì)量管理系統(tǒng)QMS+馮瀟霖：

疫情是否屬于不可抗力需要結(jié)合實(shí)際情況確定。

本次“新冠疫情”起迅速爆發(fā)，具有突發(fā)性，一般公眾無(wú)法預(yù)見(jiàn)，且疫情爆發(fā)至今尚無(wú)有效治愈方法，一般公眾亦不能避免。可以看出，“新冠疫情”已符合不可抗力認(rèn)定原則的兩項(xiàng)，只有在“不能克服”方面存在不確定性。

【法律依據(jù)】

我國(guó)《民法總則》第180條及《合同法》第117條的規(guī)定，我們可以明確，不可抗力是指不能預(yù)見(jiàn)、不能避免并不能克服的客觀(guān)情況。且實(shí)踐與理論的主流觀(guān)點(diǎn)認(rèn)為，這種客觀(guān)情況是包括自然災(zāi)害、政府行為及社會(huì)異常事件的。舉例而言，如地震、火山爆發(fā)、滑坡、泥石流、雪崩、洪水、海嘯、臺(tái)風(fēng)等自然現(xiàn)象，再如政府頒發(fā)新的政策、法律和行政法規(guī)等政府行為，或戰(zhàn)爭(zhēng)、罷工、騷亂、恐怖行動(dòng)、傳染性疾病等社會(huì)異常事件。

本次疫情的風(fēng)險(xiǎn)是突然的，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)項(xiàng)目中有風(fēng)險(xiǎn)常態(tài)，只是分為已知風(fēng)險(xiǎn)與未知風(fēng)險(xiǎn)而已，我手里的項(xiàng)目屬于項(xiàng)目型組織，2019年年末開(kāi)工，2020年1月份剛完成調(diào)研，計(jì)劃的是年后開(kāi)發(fā)人員入場(chǎng)到客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)駐場(chǎng)開(kāi)發(fā)，因?yàn)橛龅揭咔?，我們都轉(zhuǎn)為遠(yuǎn)程開(kāi)發(fā)了，在復(fù)工第1天，已協(xié)同IT部門(mén)配置了相關(guān)的VPN、服務(wù)器訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器采用公司服務(wù)器公網(wǎng)遠(yuǎn)程，需求文檔采用WPS進(jìn)行版本共享，與日常不同就是團(tuán)隊(duì)溝通占用了一大部分時(shí)間，也期待大家能分享提高效率的改進(jìn)方法。

一、疫情期間：

1、首先第一時(shí)間審查合同中是否包含因不可抗拒引起地延誤不作為違約責(zé)任;

2、與甲方、公司內(nèi)部主要干系人溝通，更新項(xiàng)目計(jì)劃，給雙方領(lǐng)導(dǎo)、干系人一個(gè)信心，并了解客戶(hù)的想法以便修正后續(xù)項(xiàng)目交付計(jì)劃;

3、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員反饋身體健康，做好內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì);

4、可以組織內(nèi)部培訓(xùn)、交流，為后期復(fù)工打好基礎(chǔ)。

5、對(duì)于可以遠(yuǎn)程辦公的，在無(wú)法正常復(fù)工時(shí)刻起通過(guò)虛擬團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，做好復(fù)工準(zhǔn)備;

在遠(yuǎn)程辦公期間，

確保工作環(huán)境安靜，盡量離開(kāi)床，以效率為準(zhǔn);

確保數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)安全，以防數(shù)據(jù)泄露或感染病毒，如使用公司內(nèi)部VPN，服務(wù)器訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限;

采用辦公協(xié)同軟件，確保需求文檔等其他文檔版本一致，團(tuán)隊(duì)成員理解不會(huì)出現(xiàn)偏差;

項(xiàng)目經(jīng)理做好項(xiàng)目組成員每日工作分配，日總結(jié)，成員以自覺(jué)交付為原則，保證大家都在一個(gè)頻道，不要出現(xiàn)內(nèi)部溝通不暢。

那么問(wèn)題來(lái)了，我們?cè)鯓硬拍茏龅搅己糜行У臏贤?

二、復(fù)工期間：

1、繼續(xù)做好疫情防范，如辦公室消毒等;

2、組織會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目組成員健康、項(xiàng)目后續(xù)計(jì)劃，關(guān)鍵里程碑預(yù)期交付時(shí)間點(diǎn);

3、采取常規(guī)手段，如：趕工、增加資源，確保關(guān)鍵里程碑按期交付;

最后，祝大家身體健康，疫情早日結(jié)束，項(xiàng)目都能按期驗(yàn)收。

02

啊潮-廣州-互聯(lián)網(wǎng)：

大家好，我是啊潮，做了5年旅游業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作，期間也做了不少的項(xiàng)目管理工作，基于本次話(huà)題，發(fā)表下我的建議，希望給大家一些好的幫助。

補(bǔ)救措施上，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理一般會(huì)從以下幾點(diǎn)入手：

1、 首先會(huì)考慮目前項(xiàng)目進(jìn)度，思考造成疫情中阻礙開(kāi)展的各個(gè)環(huán)節(jié);

2、 然后向各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)人員收集阻礙原因進(jìn)行匯總做到心中有數(shù)后，再跟小伙伴討論下補(bǔ)救措施，得到延期的時(shí)間(附加緩沖時(shí)間);

3、 若需要到公司提供協(xié)助資源的話(huà)，再在工作匯報(bào)中同時(shí)提出資源協(xié)助，不然公司不批還鬧了個(gè)不干正事的罪名。

基于疫情，大家出行都受到大大阻礙，對(duì)于項(xiàng)目的臨時(shí)性來(lái)說(shuō)，拖得越久越麻煩，如果真正等到疫情過(guò)后再開(kāi)始搞得話(huà)，可能已經(jīng)黃了，當(dāng)務(wù)之急是讓大家安靜下來(lái)，把力氣盡量放到項(xiàng)目上，盡快交付，避免多生事端。

對(duì)于必須到場(chǎng)實(shí)施進(jìn)行的項(xiàng)目，溝通阻礙不大，最需要保證的是口罩、消毒水、能夠及時(shí)送到醫(yī)院的車(chē)輛、以及定時(shí)量體溫這些防護(hù)設(shè)施，從而降低因?yàn)槌霈F(xiàn)特殊癥狀而整個(gè)項(xiàng)目組被強(qiáng)制隔離的悲劇，其二是實(shí)施項(xiàng)目材料、器材、人員是否足夠支撐項(xiàng)目開(kāi)展。

對(duì)于可以在線(xiàn)辦公的項(xiàng)目，需要建立一個(gè)高效的辦公機(jī)制，建議項(xiàng)目經(jīng)理定好每日的工作目標(biāo)，這樣子也不用要自己親自監(jiān)督成員是否偷懶，讓成員有種沒(méi)被信任的感覺(jué)。其次每天早上可以有個(gè)早會(huì)匯報(bào)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)阻礙并解決問(wèn)題，溝通方式以文字為主，文字盡量造到簡(jiǎn)練，避免誤解。

對(duì)于延期的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，還需要盡早估算完工時(shí)間，以明確項(xiàng)目還有沒(méi)繼續(xù)進(jìn)行的必要，避免因項(xiàng)目失去意義而造成的虧損。

03

cecilia：

武漢發(fā)生新型冠狀病毒感染肺炎疫情，并借春節(jié)的大規(guī)模人口流動(dòng)迅速蔓延至全國(guó)。為阻斷疫情傳播，保護(hù)人民的生命健康，國(guó)務(wù)院發(fā)布《關(guān)于延長(zhǎng)2020年春節(jié)假期的通知》，同時(shí)部分省市的人民政府和地方建設(shè)主管部門(mén)根據(jù)當(dāng)?shù)匾咔榈那闆r發(fā)文要求工地延遲開(kāi)工，具體復(fù)工時(shí)間另行通知，在通知之前不得擅自開(kāi)工。

像這樣的突發(fā)疫情屬于不可抗力因素。根據(jù)《合同法》和《民法總則》的規(guī)定，不可抗力均為免責(zé)事由，在法律無(wú)另行規(guī)定的情況下，承包人因不可抗力造成工期延誤等違約后果的，通常不需要承擔(dān)民事責(zé)任。

雖然是因疫情造成的項(xiàng)目延期，但是項(xiàng)目經(jīng)理仍要承擔(dān)起責(zé)任去補(bǔ)救，否則客戶(hù)肯定得抓狂。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該怎么補(bǔ)救？項(xiàng)目上可以采取了哪些措施來(lái)最大程度減輕疫情造成的影響?

首先，項(xiàng)目經(jīng)理和客戶(hù)溝通要真誠(chéng)及時(shí)

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)向發(fā)包人發(fā)出書(shū)面通知，說(shuō)明不可抗力和受阻礙的詳細(xì)情況，并提供必要的證明。在疫情的特殊情況下，項(xiàng)目延期其實(shí)是可以被理解的。客戶(hù)可以接受延期，但不可以接受遙遙無(wú)期。良好的合作基礎(chǔ)是充分的溝通。在這種情況下更是如此。及時(shí)的溝通可以始終讓客戶(hù)和自己站在一起。同時(shí)溝通也要講究方式方法，只說(shuō)壞消息也會(huì)讓客戶(hù)崩潰，一定要給出明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和解決方案，讓客戶(hù)心中有數(shù)。

其次，項(xiàng)目經(jīng)理與客戶(hù)協(xié)商從需求上調(diào)整

在這種非常時(shí)期，明確項(xiàng)目進(jìn)度之后，要重新安排優(yōu)先級(jí)。這時(shí)候就需要你對(duì)客戶(hù)/用戶(hù)的需求做出判斷：客戶(hù)/用戶(hù)最想在這個(gè)版本看到什么?最想體驗(yàn)?zāi)男┕δ?等等。明確這些問(wèn)題的答案之后，就可以重新排定需求優(yōu)先級(jí)，用剩下的時(shí)間全力去滿(mǎn)足客戶(hù)最關(guān)心的功能點(diǎn)需求。

如果客戶(hù)不同意，就要明確說(shuō)明完成全部需求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)會(huì)往后延多少。

第三，提出項(xiàng)目變更申請(qǐng)

對(duì)疫情導(dǎo)致的人員傷亡、財(cái)產(chǎn)損失、費(fèi)用增加和(或)工期延誤等后果和損失進(jìn)行合理分擔(dān)，就項(xiàng)目的實(shí)際情況，提出進(jìn)度，費(fèi)用等項(xiàng)目變更申請(qǐng)。梳理現(xiàn)有項(xiàng)目情況，做好證據(jù)收集整理。

第四，制定合理復(fù)工計(jì)劃

書(shū)面通知并要求各方對(duì)工程現(xiàn)有工程實(shí)際情況，在復(fù)工后制定合理的進(jìn)度計(jì)劃，爭(zhēng)取盡早竣工驗(yàn)收，避免損失進(jìn)一步擴(kuò)大。找出關(guān)鍵路徑，不斷優(yōu)化資源分配?？紤]重新分配資源了，把有限的資源運(yùn)用到最重要的環(huán)節(jié)，而有些不太緊急的工作，可以適當(dāng)延期進(jìn)行。如果時(shí)間緊急，甚至可以考慮替代，加入有能力的新成員代替項(xiàng)目現(xiàn)有成員，以達(dá)到資源最優(yōu)的使用。積極趕工，加班加點(diǎn)。如果項(xiàng)目差不多接近尾聲，為了保證項(xiàng)目如期完成，加班是不得不采取的措施，也是擇優(yōu)的辦法。要反復(fù)檢查確定項(xiàng)目工期是否合理安排，保證項(xiàng)目按照正確的順序完成，否則會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目延期。同時(shí)，檢查過(guò)程中還可以確定哪些工作是可以縮短工期的，采取不同的方法來(lái)完成同樣的工作以達(dá)到縮短工期的目的。

第五，必要時(shí)尋求法律服務(wù)支持。及時(shí)與法律專(zhuān)業(yè)人士保持聯(lián)系和溝通，積極協(xié)商處理因受疫情影響的合同履行。如有法律方面相關(guān)疑問(wèn)，及時(shí)咨詢(xún)聽(tīng)取專(zhuān)業(yè)的法律意見(jiàn)和建議。

身為項(xiàng)目經(jīng)理，除了在項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，預(yù)留一定的資金和時(shí)間去應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)外，難免會(huì)遇到一些沒(méi)有預(yù)估的困難影響項(xiàng)目進(jìn)度，所以及時(shí)了解原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，努力補(bǔ)救，盡可能的讓項(xiàng)目回到預(yù)定時(shí)間軌道中來(lái)。

04

/ 我有話(huà)說(shuō) /

SFDC-長(zhǎng)沙-客戶(hù)管理：

“這種情況屬于不可抗力因素，相信甲方是能夠理解的，雙方應(yīng)該協(xié)調(diào)溝通，調(diào)整計(jì)劃和方案最大程度的降低對(duì)項(xiàng)目的影響。”

Soda-寧波-汽車(chē)：

“內(nèi)部給項(xiàng)目分級(jí)，優(yōu)先把資源給到重要的項(xiàng)目，次要的延期就延了跟客戶(hù)說(shuō)不可抗力，放棄掉。

重要項(xiàng)目與內(nèi)部團(tuán)隊(duì)確認(rèn)供應(yīng)商、團(tuán)隊(duì)成員返工進(jìn)度，確認(rèn)追趕方案和相關(guān)的可申請(qǐng)內(nèi)部資源

在獲得可申請(qǐng)資源后，重新排期。之后就是跟boss，客戶(hù)有理有據(jù)的匯報(bào)了?！?/p>

WJ-深圳-金融科技：

“第一：評(píng)估導(dǎo)致延期因素、延期周期。

第二：與相關(guān)方進(jìn)行溝通，導(dǎo)致延期是不可抗因素，獲取相關(guān)方的同意。

第三：調(diào)整計(jì)劃、記錄風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)新的計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行跟進(jìn)”

凳子-廣州：

“我覺(jué)得，疫情是一個(gè)是一個(gè)已知且不可抗逆的情況，建議從兩個(gè)方面著手：1.組建虛擬團(tuán)隊(duì)，啟動(dòng)視頻模式工作模式，其實(shí)現(xiàn)在有很多軟件是可以支撐著我們視頻模式工作的;2.根據(jù)視頻開(kāi)展工作的進(jìn)度，再次評(píng)估若要交付的話(huà)，需要延遲多少天，是否可通過(guò)加班，或者調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃措施”