項(xiàng)目處于整改階段，臨近驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)上如何交付不延期？

本期話題:項(xiàng)目處于整改階段，臨近驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)上如何交付不延期?

一、背景介紹

受診人職位： 交付項(xiàng)目經(jīng)理(救火項(xiàng)目)

公司：從事于政府機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的公司，以事業(yè)部劃分業(yè)務(wù)，我處于負(fù)責(zé)政府業(yè)務(wù)的事業(yè)部。事業(yè)部架構(gòu)由項(xiàng)目管理、開(kāi)發(fā)、實(shí)施等崗位組成。

情況：由于公司近期轉(zhuǎn)型：項(xiàng)目由一個(gè)很熟悉業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)部門，轉(zhuǎn)至了一個(gè)陌生業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)部門。由于前期調(diào)研不清楚，開(kāi)發(fā)出的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在試運(yùn)行期間出現(xiàn)了大量的返工。

前項(xiàng)目經(jīng)理，主要開(kāi)發(fā)骨干都已離職，雖然補(bǔ)上了新人，在我接手之后發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度依然落后太多。由此，我向事業(yè)部高層申請(qǐng)了 傾斜一些開(kāi)發(fā)資源對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行攻堅(jiān)，但質(zhì)量問(wèn)題依然頻繁的出現(xiàn)。

問(wèn)題：在臨近交付時(shí)間的節(jié)骨眼上，項(xiàng)目依然處在攻堅(jiān)上。目前事業(yè)部高層對(duì)此事很關(guān)注，用戶又非常較真的情況下(不想做延期)。

我個(gè)人的意見(jiàn)是：先向用戶提出驗(yàn)收申請(qǐng)，后面繼續(xù)整改。

但在流程上肯定會(huì)被用戶打回來(lái)先整改，項(xiàng)目也會(huì)延期。

在這種形式，請(qǐng)問(wèn)怎么更好的破局?

二、嘉賓分享

01

一、問(wèn)題的分析和解決：

從案例反饋的信息來(lái)看，提到幾個(gè)點(diǎn)是需要請(qǐng)各位關(guān)注的，抽取出來(lái)，后面的總結(jié)，我也會(huì)提出自己的疑問(wèn)和思考，供大家參考。

1、“項(xiàng)目轉(zhuǎn)到陌生業(yè)務(wù)部門”——是否可以理解部門對(duì)該項(xiàng)目業(yè)務(wù)陌生，目前狀況如何，如果依然對(duì)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)陌生，那問(wèn)題就有點(diǎn)過(guò)分了。

2、“試運(yùn)行期間出現(xiàn)大量返工”——已經(jīng)到試運(yùn)行階段了，從字面來(lái)看，猜測(cè)是業(yè)務(wù)流程契合度不夠造成，返工是否找到符合業(yè)務(wù)邏輯的路徑。

3、“質(zhì)量問(wèn)題依然頻繁出現(xiàn)”——這里我的疑問(wèn)，這個(gè)質(zhì)量，是業(yè)務(wù)滿足用戶需求，只是功能性bug還是說(shuō)業(yè)務(wù)流程不符合造成的質(zhì)量問(wèn)題。

解決方案：

“面對(duì)的是政府機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，臨近驗(yàn)收時(shí)間”，軟件產(chǎn)品的交付，一定都是有個(gè)磨合的過(guò)程，先把自己建議的關(guān)鍵路徑開(kāi)門見(jiàn)山，然后提出一些認(rèn)為需要大家反思的點(diǎn)。

(一)關(guān)鍵路徑：

1、這個(gè)事情比較好的一面是，其實(shí)已經(jīng)前面已經(jīng)有人試錯(cuò)了;關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流一定要重點(diǎn)保障，如果這個(gè)到現(xiàn)在都還沒(méi)有明確，那這個(gè)事情基本上就沒(méi)法玩了。

2、內(nèi)部一定是要多次組織需求和業(yè)務(wù)流程的討論會(huì)，召集真正懂業(yè)務(wù)，了解用戶一手需求的相關(guān)干系人，多次討論，并且把階段性結(jié)論與用戶多碰幾次。

3、政府單位，現(xiàn)在要著急驗(yàn)收，其實(shí)要考慮他的痛點(diǎn)，到年底了，他們報(bào)的預(yù)算想辦法都要把錢花出去，業(yè)務(wù)系統(tǒng)一定要能用起來(lái)，不然過(guò)不了審計(jì)考核。

所以我是贊同受診人的意見(jiàn)，肯定是要驗(yàn)收，不過(guò)這個(gè)驗(yàn)收不是一廂情愿，一定是要跟用戶交底的，首先核心業(yè)務(wù)一定能保障，然后在驗(yàn)收前，詳細(xì)的跟用戶交底能做到什么程度，在這個(gè)問(wèn)題上與用戶需要達(dá)成一致。

用戶核心訴求滿足之后，用戶較真歸較真，這個(gè)時(shí)候需要打配合的，市場(chǎng)人員和交付都要配合著來(lái)，有必要高層也出面，該搞關(guān)系要搞搞關(guān)系。

4、快到驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)了，其實(shí)能做到什么程度，已經(jīng)是能心里有數(shù)的，一方面能做到什么程度，另一方面，剩下的一定是不影響主業(yè)務(wù)流程的功能模塊，然后有明確的計(jì)劃安排，給到用戶承諾，一般以備忘錄或者承諾函的形式讓用戶放心敢給你簽字。

確定明確目標(biāo)，方向沒(méi)問(wèn)題了，剩下就是投入了，這個(gè)就是每天確定任務(wù)，996是福報(bào)，該加班加班了。

5、確定明確目標(biāo)，方向沒(méi)問(wèn)題了，剩下就是投入了，這個(gè)就是每天確定任務(wù)，996是福報(bào)，該加班加班了。

二、需要反思的點(diǎn)：

1、首先最重要需要反思或者搞清楚的是，“前項(xiàng)目經(jīng)理，主要開(kāi)發(fā)骨干都已離職”!!!

這個(gè)是非常反常的事情，大家都是霧里看花，摸清楚這個(gè)深層次的原因，前期調(diào)研不清楚是一方面，不熟悉業(yè)務(wù)是一方面，衍生的，用戶的需求變更是否頻繁發(fā)生，為什么會(huì)出現(xiàn)重要組成成員都離職，這個(gè)是需要找找冰山下的東西。

2、這個(gè)攻堅(jiān)，傾斜開(kāi)發(fā)資源，我個(gè)人覺(jué)得這些都是在明確了目標(biāo)之后做的事情。

整體來(lái)看，這個(gè)軟件項(xiàng)目做到現(xiàn)在的狀況，癥結(jié)是不了解業(yè)務(wù)造成的，把握業(yè)務(wù)需求，在標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上，可以做一些個(gè)性化定制，理論的東西就不在這里老生常談了。

三、最后總結(jié)下：

1、一般這種救火項(xiàng)目，短時(shí)間要說(shuō)做多大扭轉(zhuǎn)其實(shí)很難，之前做的那些工作推翻重來(lái)不太現(xiàn)實(shí)，我們重點(diǎn)還是以核心業(yè)務(wù)出發(fā)，抓住這個(gè)之后再去修剪其他枝節(jié)。

2、接到救火任務(wù)那沒(méi)辦法，就是要往上頂了，回過(guò)頭來(lái)想，正常帶的項(xiàng)目過(guò)程。

印象里有這么一個(gè)說(shuō)法，提給大家共勉：好的項(xiàng)目經(jīng)理不是說(shuō)多么擅長(zhǎng)收拾爛攤子的項(xiàng)目，而是會(huì)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)不讓自己的項(xiàng)目陷入爛攤子的境地。

02

個(gè)人介紹：

房愛(ài)德，10年以上信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目領(lǐng)域從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。主要從事城市公用事業(yè)領(lǐng)域的信息化建設(shè)，主要包括水氣熱公司的綜合抄表、收費(fèi)、客服呼叫、安檢等方面的信息化建設(shè)。先后擔(dān)任過(guò)十一五期間發(fā)改委發(fā)起的全國(guó)能源監(jiān)控項(xiàng)目項(xiàng)目經(jīng)理、北京 濟(jì)南等大型水司燃?xì)夤镜男畔⒒?xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理等職務(wù)。

項(xiàng)目問(wèn)題診斷：

問(wèn)題一：“由于前期調(diào)研不清楚，再加上更換了承建機(jī)構(gòu)部門，導(dǎo)致需求與客戶真正需求差距較大?！边@說(shuō)明項(xiàng)目的“需求管理”存在問(wèn)題。

問(wèn)題二：“前項(xiàng)目經(jīng)理及技術(shù)骨干離職，造成返工?！边@說(shuō)明項(xiàng)目的“資源管理”存在問(wèn)題。

問(wèn)題三：“在臨近交付時(shí)間的節(jié)骨眼上，項(xiàng)目依然處在攻堅(jiān)上”這說(shuō)明項(xiàng)目的“進(jìn)度管理”存在問(wèn)題。

問(wèn)題四：“先向用戶提出驗(yàn)收申請(qǐng)，后面繼續(xù)整改。”這是PMP^®標(biāo)準(zhǔn)管理中不推薦但一般行業(yè)內(nèi)比較常用的策略。且不說(shuō)結(jié)果是否按題目中項(xiàng)目經(jīng)理所料，這種方式的處理一定要做好“風(fēng)險(xiǎn)管理”。

項(xiàng)目問(wèn)題剖析和解決方案：

1、“由于前期調(diào)研不清楚，再加上更換了承建機(jī)構(gòu)部門，導(dǎo)致需求與客戶真正需求差距較大?！边@是導(dǎo)致返工及項(xiàng)目延期的根本原因之一。

項(xiàng)目的“需求管理”過(guò)程包括需求收集、定義范圍、創(chuàng)建wbs(需求分解)、需求確認(rèn)、需求控制。

在項(xiàng)目前期，要重視需求管理，并做好項(xiàng)目文件的及時(shí)整理、細(xì)化，和確認(rèn)。在需求原型、項(xiàng)目文件充足、客戶及時(shí)確認(rèn)需求的情況下，即使出現(xiàn)更換建機(jī)構(gòu)部門也不至于出現(xiàn)因需求問(wèn)題而出現(xiàn)返工的問(wèn)題。

2、“資源管理”最重要一塊是團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，前項(xiàng)目經(jīng)理及骨干的離職也更一步加劇了項(xiàng)目返工和延期問(wèn)題的出現(xiàn)。項(xiàng)目經(jīng)理要運(yùn)作項(xiàng)目管理技巧，建設(shè)團(tuán)隊(duì)，處理沖突，建設(shè)一個(gè)穩(wěn)定高效的團(tuán)隊(duì)是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。

3、“進(jìn)度管理”在貫穿項(xiàng)目各階段，字義好項(xiàng)目活動(dòng)，評(píng)估出優(yōu)先級(jí)，列好關(guān)鍵路徑，始終監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度是否符合計(jì)劃。而不是在臨近交付結(jié)點(diǎn)時(shí)才想到要重點(diǎn)監(jiān)控。

4、“先向用戶提出驗(yàn)收申請(qǐng)，后面繼續(xù)整改?！边@種方式不推薦，若一定要采取這種方式則要做好“風(fēng)險(xiǎn)管理”。評(píng)估出這樣的各種風(fēng)險(xiǎn)情況，包括項(xiàng)目范圍，后期成本，預(yù)防成本超支造成的項(xiàng)目失敗。

最后的話：

1. 項(xiàng)目管理最關(guān)鍵不是在于問(wèn)題出現(xiàn)后的解決，而是預(yù)防。預(yù)防問(wèn)題出現(xiàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)重要于出現(xiàn)問(wèn)題后的解決。

2. 重視項(xiàng)目范圍管理，特別是需求的明確與確認(rèn)。還要重視項(xiàng)目的文件的重要性，它會(huì)是溝通管理的重要支撐。

03

/ 我有話說(shuō) /

?佚名氏?-上海-IT：

“整理清楚有哪些要整改的東西，是已經(jīng)全部整理出來(lái)了但是來(lái)不及整改，還是說(shuō)還在不停的冒出未知的問(wèn)題來(lái)? 對(duì)于已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題，羅列優(yōu)先級(jí)，哪些必須什么時(shí)候改完，哪些可以拖到驗(yàn)收中再整改(驗(yàn)收也需要過(guò)程)，什么樣的整改需要投入什么樣的人。 根據(jù)整改的狀況，需要加班的加班，實(shí)時(shí)監(jiān)控進(jìn)站。 需要公司高層向政府部門展開(kāi)公關(guān)，看是不是可以延期，或者分批次驗(yàn)收。”

小明童鞋-長(zhǎng)沙-集成：

”項(xiàng)目的核心問(wèn)題應(yīng)該是業(yè)務(wù)需求不清晰導(dǎo)致的返工，造成的工期延誤。項(xiàng)目的進(jìn)度管理沒(méi)有做好，那么解決的辦法只有兩種可能。與客戶協(xié)商，小批量交付或者內(nèi)部解決，趕工和追加資源，既然公司領(lǐng)導(dǎo)重視，那么從內(nèi)部的解決來(lái)說(shuō)可能力度更大一些。另外還的看看當(dāng)初和客戶協(xié)商的交付方式，幾個(gè)方面結(jié)合起來(lái)看怎么解決?！?/p>

MISS丁 杭州 軟件：

”破局處理： 1.了解此項(xiàng)目成敗對(duì)公司的影響有多大?會(huì)不會(huì)影響其他項(xiàng)目的進(jìn)展?客戶對(duì)此項(xiàng)目的成敗持什么態(tài)度? 2.進(jìn)度延遲的根本原因是什么 有沒(méi)有解決方案? 3.方案實(shí)施后?能否解決?方案實(shí)施的難度有多大? 4.如果方案能解決且客戶對(duì)項(xiàng)目成功很重視，與客戶溝通列出整改里程碑計(jì)劃及整改后的成果優(yōu)勢(shì)。 5.預(yù)估可能的成本增加?！?/p>

李潔蘭-廣州-軟件：

”1、梳理交付設(shè)計(jì)的確認(rèn)版本需求文檔，檢查整體業(yè)務(wù)流、功能模塊。 2、對(duì)比當(dāng)前項(xiàng)目成果，全部開(kāi)發(fā)完成沒(méi)有?哪些是不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的?哪些是變更的? 3、跟接口人確認(rèn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)商計(jì)劃。 4、先按初始版本驗(yàn)收、上線，變更部分再協(xié)商為優(yōu)化版本?！?/p>

“對(duì)外：協(xié)商。 對(duì)內(nèi)：協(xié)調(diào)資源，掃坑。“

Fiona-福州-軟件：

”我覺(jué)得， 可以先交付已經(jīng)可以交付的小的模塊 ，暫時(shí)還不能交付、 還在整改的東西 ，羅列出來(lái) 。跟客戶講明白為什么還在整改 ，是因?yàn)榭蛻粜枨笞兏?還是其他原因 ，并且要說(shuō)明大概需要多久整改 ，什么時(shí)候可以提交給客戶?！?/p>

”重新梳理需求，然后確認(rèn)優(yōu)先級(jí)， 與客戶經(jīng)常溝通進(jìn)度 ，已經(jīng)做完部分成品就可以先演示給客戶看，然后再加加班，趕進(jìn)度。“

木凡-沈陽(yáng)-醫(yī)療IT：

”完成的模塊簽字驗(yàn)收，未完成的部分通過(guò)備忘錄的方式進(jìn)行驗(yàn)收，并與客戶確認(rèn)修改方式，明確可實(shí)現(xiàn)的開(kāi)發(fā)交付計(jì)劃?！?/p>

小糊涂仙-重慶-物聯(lián)網(wǎng)

“趕工、增加資源、提升質(zhì)量避免返工、外包，培訓(xùn)或引入高技能項(xiàng)目成員，無(wú)非這幾種方法?！?/p>

Bysing-廣東-珠寶：

“向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)當(dāng)前進(jìn)度，重新做好進(jìn)度規(guī)劃，把控時(shí)間點(diǎn)，可交付哪些，延后交付哪些，內(nèi)部協(xié)調(diào)好后再找項(xiàng)目接口人協(xié)商，提出自己的建議想法?！?/p>

精髓總結(jié)：

1、與客戶溝通協(xié)商，明確客戶態(tài)度，再確認(rèn)需求優(yōu)先級(jí)，找準(zhǔn)病根，重點(diǎn)攻堅(jiān)。

2、好的項(xiàng)目經(jīng)理不是說(shuō)多么擅長(zhǎng)收拾爛攤子的項(xiàng)目，而是會(huì)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)不讓自己的項(xiàng)目陷入爛攤子的境地。

三、討論內(nèi)容整理

[以上關(guān)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的內(nèi)容都來(lái)自于希賽「PM創(chuàng)造營(yíng)」群內(nèi)話題討論，由?@小M妹妹? 妹妹整理，由以下小伙伴分享完成@浙江-小王-汽配PM@啊潮-廣州-互聯(lián)網(wǎng)@涼風(fēng)有信-廣州-ERP@踏風(fēng)而至-北京-通信@王金陽(yáng)?杭州?IT@星子-廣州-智能建筑-軌道交通@Fiona-福州-軟件@Zen.Wu-政務(wù)教育高校@MISS丁 杭州 軟件@追星騎士-深圳-金融IT@?佚名氏?-上海-IT@簡(jiǎn)單-西安-軟件@熊貓-拉薩-系統(tǒng)集成@huang—上?！ㄐ臔小明童鞋-長(zhǎng)沙-集成@?云淡風(fēng)清?-大連-電控@Soda-寧波-汽車@小唐-鄭州-軟件@kawasaky-哈爾濱-金融@阿敏敏-武漢-互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品@李潔蘭-廣州-軟件@涼風(fēng)有信-廣州-ERP@浩-深圳南山-金融行業(yè)@阿德-淄博-城市公用@Bysing-廣東-珠寶@黑科技-貴陽(yáng)-IT@天天-北京-鐵路自動(dòng)化@閃光創(chuàng)世-上海-IT@木凡-沈陽(yáng)-醫(yī)療IT@D-深圳-OTA@Roy-濟(jì)南-智慧停車@牧云-成都-互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品@山東-軟件-李工@建慶-深圳-智慧城市-GIS@Kerwin-成都-政務(wù)@阿正-北京-物聯(lián)網(wǎng)@彭祥-上海-供應(yīng)鏈SCM]