項(xiàng)目初期如何確定項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃和資源需求？

本期話(huà)題：項(xiàng)目初期如何確定項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃和資源需求？

一、背景介紹

在項(xiàng)目初期，制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和獲取資源是非常重要的工作之一，通常這些都是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)估算出來(lái)的，那我們可以怎樣進(jìn)行估算，又如何保證估算的準(zhǔn)確性合理性，并能夠適應(yīng)項(xiàng)目的變化呢？

二、嘉賓分享

01

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，IT項(xiàng)目實(shí)施，更是如此。在項(xiàng)目的實(shí)施初始，進(jìn)度計(jì)劃是否完整、可行，資源是否估算準(zhǔn)確，是項(xiàng)目順利實(shí)施的關(guān)鍵。

一、首先，讓我們回顧下理論知識(shí)，制定進(jìn)度計(jì)劃7個(gè)步驟：

1）規(guī)劃進(jìn)度管理

2）定義活動(dòng)

3）排列活動(dòng)順序 

4）估算活動(dòng)資源

5）估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間

6）制定進(jìn)度計(jì)劃

7）控制進(jìn)度

其中4、估算活動(dòng)資源，5、估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間這兩步是制定進(jìn)度計(jì)劃的關(guān)鍵步驟，如何能夠準(zhǔn)確的估算項(xiàng)目需要資源，估算出單個(gè)活動(dòng)所需要的時(shí)間，是該項(xiàng)目制定進(jìn)度計(jì)劃的關(guān)鍵。

理論是指導(dǎo)方向，需根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，選擇項(xiàng)目實(shí)際需要的步驟。在實(shí)際項(xiàng)目中，當(dāng)你中標(biāo)后，根據(jù)招標(biāo)文件，項(xiàng)目的整體計(jì)劃是確定的。比如，招標(biāo)文件里會(huì)寫(xiě)明該項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，是多少天，30天，45天，等等，你在偏離表中，還必須應(yīng)對(duì)，無(wú)偏離，同意此時(shí)間，雖然這個(gè)時(shí)間根本無(wú)法完成，但是為了拿標(biāo)，只能…（忍了、認(rèn)了、慫了、背了……）

中標(biāo)后，項(xiàng)目開(kāi)始啟動(dòng)，那么合同的進(jìn)度就是你實(shí)施項(xiàng)目的參考，當(dāng)然不能超太多，客戶(hù)方會(huì)說(shuō)不過(guò)去。根據(jù)這個(gè)時(shí)間，制定一個(gè)粗略的進(jìn)度計(jì)劃，可以按軟件工程理論，設(shè)立幾個(gè)里程碑，初步完成一個(gè)進(jìn)度計(jì)劃報(bào)給客戶(hù)方。

當(dāng)然這個(gè)計(jì)劃是倒推法，根據(jù)客戶(hù)要求的時(shí)間進(jìn)行倒推，完成初步計(jì)劃。緊接著根據(jù)這個(gè)初步的計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)始帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)核心骨干或希賽網(wǎng)一塊，細(xì)化該進(jìn)度計(jì)劃，估算所需各類(lèi)資源。

項(xiàng)目初期，項(xiàng)目建設(shè)書(shū)一般都很粗范，只是明確的大塊內(nèi)容，主要模塊的內(nèi)容，一般會(huì)細(xì)化到系統(tǒng)平臺(tái)的二級(jí)節(jié)點(diǎn)。

具體的內(nèi)容可根據(jù)你投標(biāo)文件，應(yīng)對(duì)的內(nèi)容來(lái)估算資源，你應(yīng)對(duì)的文件是客戶(hù)方認(rèn)可的內(nèi)容，是要寫(xiě)到合同中，這塊其實(shí)很重要，這個(gè)項(xiàng)目你能做到什么程度，你就寫(xiě)明，中標(biāo)后這就你可以按這個(gè)內(nèi)容提交成果。

如果你應(yīng)對(duì)文件準(zhǔn)備的夠詳細(xì)，很熟悉，甚至這個(gè)招標(biāo)建議書(shū)都是你寫(xiě)的，那么你的計(jì)劃制定起來(lái)就比較容易，同時(shí)你估算資源也就比較準(zhǔn)確了。

在制定進(jìn)度計(jì)劃過(guò)程中，我重點(diǎn)要求項(xiàng)目經(jīng)理和組長(zhǎng)重點(diǎn)關(guān)注這幾個(gè)進(jìn)度管理過(guò)程：

· 定義活動(dòng)；

·估算活動(dòng)資源；

· 估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間。

要求項(xiàng)目經(jīng)理和組長(zhǎng)重點(diǎn)確認(rèn)這幾個(gè)關(guān)注點(diǎn)：

· 工作內(nèi)容不能缺失，要完成的全部工作；

· 工作分解后是否明確責(zé)任人；

· 估算人員的時(shí)候是否考慮希賽網(wǎng)備份，替補(bǔ)；

· 是否涉及第三方廠家配合；

· 涉及的硬件具體到貨日期；

· 是否預(yù)留任務(wù)的緩沖時(shí)間以及項(xiàng)目整體緩沖時(shí)間等等。

二、那么，我們應(yīng)該如何做呢？

在制定進(jìn)度計(jì)劃和估算資源的工作中，先明確項(xiàng)目范圍，做工作內(nèi)容估算，wbs希賽網(wǎng)明確技術(shù)難點(diǎn)，類(lèi)比估算時(shí)間。

參考同類(lèi)型項(xiàng)目的人員配備和其他資源配備，一般項(xiàng)目都會(huì)配置一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的人，根據(jù)以前的經(jīng)驗(yàn)可以按這種人員資源模式評(píng)估時(shí)間，估算出來(lái)的肯定是一個(gè)成本，資源，時(shí)間的區(qū)間。

再利用歷史數(shù)據(jù)或組織過(guò)程資產(chǎn)，或者向項(xiàng)目管理辦公室尋求類(lèi)似項(xiàng)目的相關(guān)信息作為參考，制定項(xiàng)目管理計(jì)劃，因?yàn)楹枚嘈畔⒉幻鞔_，風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃要充分做好，尤其是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

比如在一個(gè)大數(shù)據(jù)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理和核心骨干、組長(zhǎng)全員參與，參考公司事業(yè)部大數(shù)據(jù)中心的提供的各類(lèi)材料，根據(jù)以往的項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)project 工具進(jìn)行wbs 分解，對(duì)資源、成本、工時(shí)，進(jìn)行估算。

采用從下到上，估算每個(gè)活動(dòng)的資源和時(shí)長(zhǎng)，在往上匯總，整理出整個(gè)模塊的估算數(shù)據(jù)，比方這個(gè)項(xiàng)目要建立一個(gè)數(shù)據(jù)模型，還需要進(jìn)行前臺(tái)的展現(xiàn)，那么這個(gè)工作就要進(jìn)行分解，1個(gè)java開(kāi)發(fā)人員，2個(gè)oracle開(kāi)發(fā)人員，1個(gè)模型開(kāi)發(fā)希賽網(wǎng)。這個(gè)希賽網(wǎng)必須的預(yù)約時(shí)間，只能在本地工作3天，對(duì)于這種情況，就要需要預(yù)留任務(wù)的緩沖時(shí)間，3-4天。如果這個(gè)希賽網(wǎng)來(lái)不來(lái)，還要提前準(zhǔn)備替補(bǔ)希賽網(wǎng)，項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)也要考慮在內(nèi)，作為估算的一部分，才能有可能保證該模型正常實(shí)施。

三、最后，項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施了

那么我們可以采用每周寫(xiě)周報(bào)、開(kāi)周例會(huì)、每月寫(xiě)月報(bào)、階段工作成果評(píng)審、風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題跟蹤表等方式監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，及時(shí)糾偏，了解團(tuán)隊(duì)整體開(kāi)發(fā)進(jìn)度。

1個(gè)月后，如果實(shí)際執(zhí)行情況與計(jì)劃有較大偏差，則需要根據(jù)團(tuán)隊(duì)實(shí)際能力重新估算工時(shí)、調(diào)整人力資源計(jì)劃、調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃；同時(shí)每個(gè)月監(jiān)控費(fèi)用成本并及時(shí)糾偏；定期召開(kāi)進(jìn)度會(huì)議和回顧會(huì)；時(shí)刻關(guān)注關(guān)鍵路徑和里程碑事件，必要時(shí)動(dòng)用應(yīng)急儲(chǔ)備快速跟進(jìn)。這樣遵循漸進(jìn)，來(lái)回往復(fù)，就相對(duì)容易管控好進(jìn)度了。

02

一、敏捷的估算撲克是什么

我估計(jì)針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，大家都是有證的人，技術(shù)上肯定沒(méi)啥問(wèn)題，方法特別多。關(guān)鍵就在于如何做到準(zhǔn)確靈活，有同學(xué)說(shuō)，按時(shí)間點(diǎn)倒推，或者里程碑控制。也沒(méi)什么錯(cuò)，關(guān)鍵在于倒推的這些內(nèi)容都是什么，在過(guò)程內(nèi)容中對(duì)管理上其他的參與要素怎么管理。

比如說(shuō)在很多年以前，我們估算的時(shí)候，要對(duì)周期和工作量提倡做buffer。或者我們用滾動(dòng)式規(guī)劃的方式做持續(xù)估算，都是一種合理且已被證明了有效的管理方法。

我簡(jiǎn)單說(shuō)說(shuō)敏捷的估算撲克。

通常我們的估算，不管是不是敏捷，都需要在需求范圍沒(méi)有歧義的前提下，至少需要在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部達(dá)成一致。我們會(huì)拿到一副牌，通常是長(zhǎng)這樣的，這是現(xiàn)在改進(jìn)的版本。

這些數(shù)，首先，絕對(duì)不是工時(shí)。在敏捷的估算里我們一般會(huì)做相對(duì)估算，傳統(tǒng)的敏捷意義中，這些數(shù)字的意義是故事點(diǎn)。

我們?cè)倏催@些數(shù)，這是斐波那契數(shù)列。這個(gè)數(shù)列的其中一個(gè)特點(diǎn)是，數(shù)列位數(shù)越大，相鄰項(xiàng)的間隔就越大。那我們?cè)倩氐綋淇耍?.5、1、2、3……40，這些數(shù)字，表示的不是絕對(duì)值。有0的情況，0的情況的意思就是，可以忽略不計(jì)。

舉例說(shuō)明：我認(rèn)為這個(gè)功能的故事點(diǎn)我估算出牌是5，那我覺(jué)得應(yīng)該在3-8之間的某一個(gè)正態(tài)分布的值上可以完成。3-8，老板肯定認(rèn)為是3，程序員肯定覺(jué)得是8。那到底是幾呢？

這就說(shuō)到了敏捷團(tuán)隊(duì)的一個(gè)文化，叫自組織的高度透明團(tuán)隊(duì)。意思就是大家商量，商量出來(lái)個(gè)幾就是幾。關(guān)鍵在于，需要參與估算的這一些人達(dá)成一個(gè)共識(shí)。

還有幾張牌，一個(gè)是問(wèn)號(hào)，一個(gè)是無(wú)窮，其實(shí)還有一個(gè)上面畫(huà)的是一杯咖啡。

問(wèn)號(hào)的意思是，你說(shuō)的這些東西我沒(méi)聽(tīng)懂，那就需要在講講，或者參與探討；

無(wú)窮的意思是，這個(gè)東西我沒(méi)有辦法估計(jì)，希望能夠通過(guò)拆分或者轉(zhuǎn)化進(jìn)行估算；

咖啡的意思是，我累了需要歇歇。

二、估算的過(guò)程：

1、找個(gè)舒適的環(huán)境，準(zhǔn)備好零食；

2、主持人宣讀規(guī)則，大家簽字達(dá)成一致；

3、PO對(duì)需求進(jìn)行講解，大家同時(shí)估算，如果未能達(dá)成一致，請(qǐng)有分歧的人說(shuō)說(shuō)為什么，重復(fù)這個(gè)過(guò)程；

4、如果3次未能有結(jié)果，建議休會(huì)或暫時(shí)跳過(guò)；

5、最后會(huì)有一個(gè)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，根據(jù)團(tuán)隊(duì)速率和PB優(yōu)先級(jí)，決定迭代做哪些；

6、將結(jié)果公示到信息源，以保證團(tuán)隊(duì)承諾。

03、我有話(huà)說(shuō)

欣鑫-成都-運(yùn)營(yíng)：

“類(lèi)比估算、同行估算、希賽網(wǎng)估算、再加上內(nèi)部的組織資產(chǎn)庫(kù)和視野環(huán)境因素，就是外部因素+內(nèi)部因素。項(xiàng)目前期，項(xiàng)目的范圍、需要完成的功能、清單應(yīng)該都是定了的，一般資金方面：估算成本+10%的暫列金+10%的儲(chǔ)備管理，按照這個(gè)比例去申請(qǐng)。同樣，人員、資源也按這個(gè)比例去申請(qǐng)。

或者還有一個(gè)方法就是讓項(xiàng)目組成員報(bào)工作量、報(bào)資源需要，但讓?zhuān)瑘?bào)出來(lái)的東西一般都是由一定水分的，但可以以此為基礎(chǔ)浮動(dòng)，然后和項(xiàng)目發(fā)起人談需求?？茨苣玫绞裁促Y源，先確定需求邊界。”

牧云-成都-互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品：

“其實(shí)這個(gè)題很復(fù)雜，同樣一個(gè)模塊有人快有人慢，有人工資高有的特別低，我們目前還是采用自下而上估算匯總，再經(jīng)技術(shù)經(jīng)理評(píng)審，最后加上冗余。

另外每個(gè)人手里不止一個(gè)項(xiàng)目，加大了估算的難度，如果是專(zhuān)業(yè)外包公司專(zhuān)人專(zhuān)用會(huì)輕松很多吧?！?/p>

Zen.Wu-政務(wù)教育高校：

“我們很糟糕，讓一個(gè)技術(shù)人員估算，非希賽網(wǎng)緊靠少許經(jīng)驗(yàn)，片面估算，又經(jīng)常被商務(wù)打壓。落到項(xiàng)目經(jīng)理已經(jīng)是定案費(fèi)用分配，造成最終估算很不準(zhǔn)確?！?/p>

04 、QA

Q：小團(tuán)隊(duì)人手不夠，大公司內(nèi)部孵化也很難有太多資源，基本上1個(gè)崗位只有1個(gè)人，這種情況咋辦呢？默認(rèn)前端不懂后端的活、后端也不懂前端。

A：一個(gè)崗位一個(gè)人的情況，酒喝透了，事也就辦透了。（干系人管理）

Q：那如果一個(gè)崗位有3個(gè)人，串通的話(huà)咋辦喃，比如普遍估得過(guò)高。

A：一人一個(gè)崗位，輕管理，重結(jié)果就好，其實(shí)還是需要一定的目標(biāo)教育和團(tuán)隊(duì)合作教育，互相成就，達(dá)成雙贏。

Q：這種撲克牌法進(jìn)行估算的時(shí)候每個(gè)人的估算方法是否一致？

A：你是說(shuō)不同的崗位之間嗎？

Q：如果使用每個(gè)人使用的估算方法不一致，任務(wù)時(shí)間不容易達(dá)成一直，而且估算項(xiàng)目時(shí)間一般不會(huì)直接讓實(shí)際干活的人參與吧？撲克牌發(fā)不是要求每個(gè)人都給出自己估算當(dāng)前任務(wù)的時(shí)間么？

A：敏捷估算的對(duì)象是故事點(diǎn)，故事點(diǎn)的意思是，這個(gè)用戶(hù)故事，從開(kāi)發(fā)到給客戶(hù)產(chǎn)生價(jià)值的這個(gè)過(guò)程的消耗。理論上，估算目標(biāo)一致的情況下，差距不會(huì)很大，除非倆人誰(shuí)都不明白誰(shuí)干的事。撲克估算是種形式，具體的估算規(guī)則是絕對(duì)估算，規(guī)模估算還是相對(duì)估算，這要看具體情況。

Q：新手和老手估算時(shí)間有差距怎么辦？

A：確實(shí)有這個(gè)情況，但是敏捷團(tuán)隊(duì)希望是相對(duì)平衡，不一致時(shí)不應(yīng)該考慮誰(shuí)來(lái)做這個(gè)事，這個(gè)規(guī)則應(yīng)該在估算之前達(dá)成一致。

Q：技術(shù)leader在這個(gè)會(huì)議上是什么樣的角色呢？

A：技術(shù)leader如果參與項(xiàng)目，那就是一般人，如果不參與項(xiàng)目，可以做技術(shù)顧問(wèn)。

總結(jié)：

估算出單個(gè)活動(dòng)所需要的時(shí)間，是該項(xiàng)目制定進(jìn)度計(jì)劃的關(guān)鍵。

三、討論內(nèi)容整理

【以上關(guān)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的內(nèi)容都來(lái)自于希賽「PM創(chuàng)造營(yíng)」群內(nèi)話(huà)題討論，由?@小M妹妹? 妹妹整理，由以下小伙伴分享完成@張勇強(qiáng)-新疆-IT通信@閃光創(chuàng)世-上海-IT@羊～@晶晶菇?jīng)?長(zhǎng)沙-IT@Fiona-福州-軟件@追星騎士-深圳-金融IT@牧云-成都-互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品@風(fēng)箏-魔都-IT@大帥-北京-IT@Gary-成都-智慧文旅@啊潮-廣州-互聯(lián)網(wǎng)@君杰-長(zhǎng)沙-醫(yī)療軟件@云淡風(fēng)清?-大連-制造@Viola-北京-水利@浩－深圳南山－金融行業(yè)@大懶-青島-智能健身@三月-長(zhǎng)沙-挨踢@欣鑫-成都-運(yùn)營(yíng)@聆風(fēng)-上海-通信@商景春-蘇州-新能源】